Hóa đơn điện tử là gì? Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử 2022
Hóa đơn điện tử là một từ khóa phổ biến đối với những người làm kế toán và các lĩnh vực liên quan. Đây cũng là hình thức hóa đơn sẽ bắt buộc phải sử dụng trong năm 2022.
Hoá đơn điện tử là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp thời đại công nghệ giúp DN tiết kiệm hơn 90% chi phí, tối ưu thời gian và lưu trữ hóa đơn an toàn, bảo mật tuyệt đối.
Tìm hiểu chi tiết về hóa đơn điện tử trong bài viết này nhé.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử (tiếng Anh là Electronic Invoice, viết tắt là E-Invoice) là hình thức hóa đơn hiện đại sử dụng trên nền tảng điện tử, vốn đã được sử dụng ở các nước phát triển từ khá lâu.
Rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp đã nhanh chóng chuyển đổi sang sử dụng hình thức hóa đơn này vì nắm rõ ưu điểm của nó. Tuy nhiên cũng nhiều đơn vị chưa hiểu rõ, lo ngại các vấn đề phát sinh nên chưa muốn sử dụng.
Theo thông tư 32/2011/TT-BTC: “Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua phương tiện là các thiết bị điện tử”.
Hóa đơn điện tử được khởi tạp, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp MST khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Các loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn giấy có những loại nào thì hóa đơn điện tử cũng có bấy nhiêu loại, cụ thể theo quy định trong các thông tư, nghị định liên quan thì hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
– Hóa đơn xuất khẩu: Loại hóa đơn được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa và cung ứng dịch vụ ra thị trường nước ngoài hoặc các khu phi thuế quan và một số trường hợp được coi như xuất khẩu theo quy định trong thông lệ quốc tế và pháp luật về thương mại.
– Hóa đơn giá trị gia tăng: Loại hóa đơn gửi người mua hàng khi bên bán cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất hiện nay tại Việt Nam.
– Hóa đơn bán hàng trực tiếp: Loại hóa đơn được sử dụng cho các tổ chức áp dụng phương pháp nộp thuế trực tiếp và xuất hóa đơn khi cung ứng hàng hóa, dịch vụ.
– Hóa đơn điện tử bán tài sản công: Loại hóa đơn sử dụng khi thực hiện bán những loại tài sản công tại cơ quan nhà nước, tổ chức đơn vị hoặc các tài sản kết cấu hạ tầng, tài sản của dự án có sử dụng vốn nhà nước.
– Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia: Loại chứng từ do đơn vị dự trữ bán hàng quốc gia lập và thực hiện việc ghi nhận thông tin bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định.
– Các loại được tính là hóa đơn khác, bao gồm Tem, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng.
Ngoại trừ các loại hóa đơn trên, trong quá trình làm việc về hóa đơn chứng từ, các kế toán có thể sẽ biết tới các loại hóa đơn điện tử sau:
– Hóa đơn điện tử chuyển đổi (hay hóa đơn chuyển đổi): Loại hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử ra khi phát sinh những yêu cầu bắt buộc.
– Hóa đơn điều chỉnh: Loại hóa đơn phải lập để thay thế cho hóa đơn gặp một số sai sót nhất định.
– Hóa đơn điện tử có mã xác thực (mã của cơ quan thuế): Là loại hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế thông qua hệ thống cấp mã xác thực cho hóa đơn của Tổng cục thuế.
Bên bán cần ký điện tử lên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Tổ chức, doanh nghiệp không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn này.
Ưu điểm của hóa đơn điện tử
Vì sao doanh nghiệp nên chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử? Những lợi ích dưới đây của hóa đơn điện tử chắc hẳn sẽ khiến các chủ doanh nghiệp cân nhắc lại việc có nên chuyển đổi hay không.
– Tiết kiệm chi phí:
Hóa đơn điện tử có chi phí sử dụng thấp hơn nhiều so với các chi phí vận chuyển và bảo quản của hóa đơn giấy. Chính vì vậy sử dụng hóa đơn điện tử chính là hình thức giúp tiết kiệm chi phí nhất cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh hiện nay.
– Tính bảo mật cao:
Bảo mật là một trong những vấn đề quan trọng với người làm hóa đơn, chứng từ. Hóa đơn điện tử được lập và quản lý, lưu trữ trên hệ thống phần mềm nên có thể trích xuất trực tiếp ngay trên phần mềm. Bên cạnh đó cũng không cần phải lo các vấn đề về hỏng hóc hay cháy nổ.
– Tiết kiệm thời gian:
Mọi thao tác với hóa đơn điện tử đều có thể thực hiện tại chỗ thông qua máy tính hay thiết bị có kết nối mạng internet, tiết kiệm thời gian và công sức đi lại rất nhiều so với việc sử dụng hóa đơn giấy, phải đi lại giữa công ty và cơ quan thuế.
– Đa dạng phương thức gửi hóa đơn:
Hóa đơn điện tử có khá nhiều cách gửi như tin nhắn SMS, email…
– Đẩy lùi nạn làm giả hóa đơn, chứng từ:
Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ góp phần cùng đẩy lùi nạn làm giả hồ sơ hóa đơn, chứng từ.
Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
Để sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức, doanh nghiệp cần kiểm tra doanh nghiệp đã đủ điều kiện để chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử hay chưa.
06 điều kiện cần và đủ để sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
– Điều kiện 1: Tổ chức kinh tế đủ điều kiện hoặc đang thực hiện giao dịch điện tử trong kê khai thuế với Cơ quan thuế hoặc trong hoạt động ngân hàng.
– Điều kiện 2: Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng tốt được các yêu cầu về khai thác, kiểm soát, sử dụng, xử lý và bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử.
– Điều kiện 3: Có đội ngũ kỹ thuật viên đủ trình độ với khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử.
– Điều kiện 4: Có chữ ký điện tử theo quy định.
– Điều kiện 5: Có phần mềm bán hàng, dịch vụ kết nối với các phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng, cung cấp dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hay cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
– Điều kiện 6: Có các quy trình sao lưu, khôi phục và lưu trữ dữ liệu đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu về chất liệu lưu trữ như:
– Hệ thống lưu trữ dữ liệu đáp ứng hoặc chứng minh tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu
– Có quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu nếu không may có sự cố về hệ thống để đảm bảo sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra được các vật mang tin hay sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu
Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế Việt Nam với 2 loại bao gồm:
– Đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
– Đăng ký hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Tham khảo chi tiết hơn trong bài viết về Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử để được hướng dẫn và hỗ trợ thủ tục từ A-Z.
So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
Các vấn đề so sánh ở đây chủ yếu để làm rõ các ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy truyền thống.
Một số so sánh giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
Hoá đơn điện tử ra đời để thay thế cho hóa đơn giấy, chính vì vậy nó phải mang những đặc điểm tối ưu cũng như những lợi ích thiết thực so với hóa đơn truyền thống.
Và để thấy rõ hơn những ưu điểm này, các bạn hãy tham khảo trực tiếp trong bảng so sánh giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy bên dưới:
| Đặc điểm so sánh | Hóa đơn điện tử | Hóa đơn giấy |
|---|---|---|
| Ký hiệu/Số Serial | VC/15E | VC/15P |
| Liên | Không có liên GTKT0/001 |
Có 3 liên GTGK3/001: Liên 1 và liên 3: Giữ lại Liên 2: Giao khách |
| Chữ ký | Chữ ký điện tử | Ký tay |
| Hình thức lưu trữ | Thiết bị điện tử hoặc lưu bản cứng hóa đơn giấy. | Lưu kho các bản cứng của hóa đơn giấy. |
| Tra cứu hóa đơn | Tra cứu trên thiết bị điện tử, thông qua mạng | Thông qua kho lưu trữ |
Có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
Một tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh vẫn có thể sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Tuy nhiên cần phải lưu ý những điểm dưới đây:
Cùng một đơn hàng không được thực hiện xuất bằng cả 2 hình thức hóa đơn. Ví dụ đơn hàng A đã sử dụng hóa đơn điện tử thì không được đặt in, tự in hóa đơn và ngược lại.
Chỉ sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy với các mặt hàng, dịch vụ khác nhau. Ví dụ mặt hàng A sử dụng hóa đơn điện tử, mặt hàng B có thể sử dụng hóa đơn giấy.
Các quy định về mặt thời gian để tránh vi phạm không nên có
Thời điểm bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử
Chính phủ và Bộ Tài chính đã có các thông tư, nghị định quy định về thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
Cập nhật mới nhất: Theo Điểm 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01/7/2022”.
Như vậy, các cá nhân, tổ chức nên sớm chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/7/2020.
Các nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử
Danh sách các nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử sẽ bao gồm:
Nhóm 1: Doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh điện, xăng dầu, bưu chính, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; kinh doanh nước sạch, tín dụng tài chính, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử và kinh doanh siêu thị.
Nhóm 2: Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi mua bán hàng hóa, dịch vụ.
Nhóm 3: Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế có rủi ro cao về thuế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa và dịch vụ, không phân biệt giá trị mỗi lần bán hàng.
Nhóm 4: Hộ và cá nhân kinh doanh đã thực hiện sổ sách kế toán, thường xuyên sử dụng 10 lao động trở lên với doanh thu hàng năm từ 3 tỷ đồng trở lên trong các lĩnh vực nông, lâm, thủy sản, công nghiệp, xây dựng và 10 tỷ trở lên với lĩnh vực thương mại, dịch vụ. Các hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán cũng như có nhu cầu vẫn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác nhận.
Nhóm 5: Hộ và cá nhân kinh doanh lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc và hàng tiêu dùng, có cung cấp các dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc địa bàn có điều kiện thuận lợi phải triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ các máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018. Dựa vào kết quả triển khai thí điểm sẽ có thể triển khai trên toàn quốc.
Nhóm 6: Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng các điều kiện nhóm 4 nhưng vẫn cần hóa đơn để giao khách hàng sẽ được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh. Hộ và cá nhân phải khai và nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo mẫu số 6 phụ lục Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Ngoài ra, một số nhóm đối tượng khác được cơ quan thuế cung cấp miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử, bao gồm:
Nhóm 7: Doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ, cá nhân kinh doanh và hợp tác xã thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn.
Nhóm 8: Doanh nghiệp vừa và nhỏ, khởi nghiệp sáng tạo theo quy định của pháp luật hoặc các hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp trong 12 tháng kể từ ngày thành lập doanh nghiệp.
Nhóm 9: Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước từ 3 tỷ đồng trở lên thuộc lĩnh vực nông, lâm, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc 10 tỷ đồng trở lên thuộc lĩnh vực thương mại, dịch vụ theo quy định như nhóm 4 trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.
Nhóm 10: Doanh nghiệp vừa và nhỏ theo giới thiệu của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và quy định của Bộ Tài chính, trừ các doanh nghiệp đang hoạt động trong khu kinh tếm khu công nghiệp hay khu công nghệ cao.
Nhóm 11: Các trường hợp doanh nghiệp được khuyến khích theo quy định của Bộ Tài chính.
FAQ về hóa đơn điện tử
Có lẽ trên đây là những điều chưa đủ để các bạn hiểu hết về hóa điện tử, Chúng tôi đã tổng hợp những câu hỏi thường gặp về hoá đơn điện tử, và bạn cũng có thể dễ dàng tiếp cận hơn trong chuyên mục: Bạn hỏi – Chúng tôi trả lời.
1/ Khi nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, khuyến khích toàn bộ các doanh nghiệp chuyển đổi qua sử dụng hoá đơn điện tử từ ngày 1/7/2022.
2/ Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?
Chúng là bản thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hoá đơn điện tử, có dạng tương đương với một bản hóa đơn giấy thông thường.
3/ Hóa đơn chuyển đổi của hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn chuyển đổi của hóa đơn điện tử là bản hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, phản ánh đầy đủ nội dung và tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử.
Thêm một câu hỏi nhỏ trong phần này đó là “hóa đơn điện tử được chuyển đổi mấy lần?”
Mỗi hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi 1 lần duy nhất.
4/ Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ?
Hóa đơn điện tử hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ điều kiện và quy định. Nó là loại hóa đơn được phép sử dụng, mang đầy đủ tính pháp lý.
5/ Sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?
Rất nhiều doanh nghiệp ngại chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử vì nghĩ nó khó sử dụng. Tuy nhiên, ngược lại với suy nghĩ đó, hóa đơn điện tử vô cùng tiện lợi mà lại dễ sử dụng, chỉ qua một vài hướng dẫn, kế toán có thể dễ dàng sử dụng.
6/ Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì?
HĐĐT có mã xác thực là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
Đối với HĐĐT có mã xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại HĐĐT này.
7/ Hóa đơn điện tử có liên không?
HĐĐT không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và Cơ quan thuế cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.
8/ Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào?
– Gửi trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận HĐĐT đã thỏa thuận giữa hai bên như qua Email, SMS
– Gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT
9/ Người mua có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử hay không?
– Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng HĐĐT để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào HĐĐT nhận được.
– Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng HĐĐT để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào HĐĐT nhận được thì hóa đơn mới được coi là HĐĐT hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.
– Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.
– Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn.
10/ Người mua kê khai Thuế như thế nào khi nhận được hóa đơn điện tử?
– Người mua sau khi nhận được HĐĐT từ bên bán có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.
– Người mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình HĐĐT đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế hoặc giấy tờ vận chuyển hàng trên đường.
11/ Tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp?
Tra cứu HĐĐT GTGT trên trang của “TỔNG CỤC THUẾ ” được sử dụng trong các trường hợp sau.
– Trường hợp 1: Kiểm tra, tra cứu hoá đơn điện tử GTGT đã được phép sử dụng hay chưa. Thực hiện tra cứu sau 2 ngày kể từ ngày phát hành hoá đơn điện tử.
– Trường hợp 2: Trước khi hoạch toán, kê khai hoá đơn kế toán Doanh nghiệp cần xác nhận tính hợp pháp của hoá đơn.
Thông tin trên website Tracuuhoadon.gdt.gov.vn được tập hợp từ các báo cáo, thông báo của các đơn vị phát hành hoá đơn, biên lai (NNT và cơ quan Thuế) theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính, Thông tư 303/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Bên cạnh đó, Chúng tôi còn có cả một chuyên mục hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử với nhiều video, bài viết chi tiết dành cho người sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, các hỗ trợ viên luôn sẵn sàng hỗ trợ bất kì lúc nào.
Trên đây là bài viết tổng hợp một số thông tin và kiến thức về hóa đơn điện tử. Hy vọng sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử sẽ được sử dụng trong tương lai.
