Thao tác chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy chính là nghiệp vụ thường xuyên của kế toán cần thực hiện khi có yêu cầu từ bên phía người mua, lưu trữ hoặc khi có hàng hóa vận chuyển trên đường.
Khi thực hiện phương pháp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Kế toán viên cần phải nắm chắc về cách chuyển đổi. Cũng như ghi nhớ được những nguyên tắc và các điều kiện cần thiết khi chuyển đổi để tránh những sai sót không đáng có.
Bài viết hôm nay chữ ký số tphcm sẽ tổng hợp các nguyên tắc cũng như cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trên phần mềm hóa đơn điện tử. Cùng xem nhé.
Nội dung chính
Tại sao lại chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy?
Theo Khoản 1 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC cho biết,
“Trong quá trình lưu thông, khi cần phải chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa (hữu hình), thì người bán hàng có thể thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Việc chuyển đổi này chỉ thực hiện 1 lần duy nhất mà thôi”.
Như vậy có nghĩa là hóa đơn chuyển đổi được sử dụng như 1 cách chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa ở trên xe khi đang trong quá trình vận chuyển.
Bên cạnh đó, việc chuyển đổi này cũng cần được đảm bảo tuân thủ các quy định về hóa đơn chuyển đổi. Đồng thời, phải có chữ ký và đóng dấu người đại diện theo pháp luật của người bán trên hóa đơn.
Một mục đích khác là việc chuyển đổi sang hóa đơn giấy cũng nhằm phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán.
Quy định về việc chuyển đổi hóa đơn
Như đã đề cập ở phía trên của bài viết. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử cần tuân thủ theo một số quy tắc. Cụ thể là các Khoản 2, 3, 4 thuộc Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Các bạn có thể tham khảo thêm ở trong thông tư để rõ hơn, mình sẽ chia sẻ ngắn gọn ở phần dưới đây.
Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy với mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, hóa đơn chuyển đổi phải đảm bảo tuyệt đối các điều kiện như sau:
+ Nội dung trên hóa đơn chuyển đổi phải được giữ toàn vẹn so với hóa đơn gốc.
+ Hóa đơn chuyển đổi phải có ký hiệu riêng để xác nhận, cụ thể đó là dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
+ Phải có chữ ký đầy đủ họ tên của người thực hiện chuyển đổi trên hóa đơn chuyển đổi.
Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các yếu tố trên mới có giá trị về mặt pháp lý.
Vậy hóa đơn chuyển đổi có gì khác so với đơn giấy?
Hóa đơn giấy là 1 hình thức hóa đơn truyền thống được tất cả các doanh nghiệp sử dụng trong thời gian từ trước đến nay. Tuy nhiên, hình thức này đang không còn phù hợp với thời kỳ công nghệ số bởi những hạn chế của nó cũng như những tính năng hiện đại của hóa đơn điện tử.
Nhận thấy những tích cực mà hóa đơn điện tử đem lại, nhà nước ta đang hưởng ứng đẩy mạnh các doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử nhằm khắc phục những hạn chế từ hóa đơn giấy, cũng như để phù hợp hơn với xu hướng phát triển trong thời kỳ công nghệ số.
Với ưu điểm linh hoạt về tính năng, dễ dàng sử dụng và có thể chuyển đổi sang hóa đơn giấy dễ dàng khi cần thiết. Tuy vậy, khả năng nhầm lẫn giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn giấy vẫn có khả năng xảy ra dù rất nhỏ.
Hãy cùng Chukysotphcm phân biệt hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử với hóa đơn giấy thế nào để hiểu rõ hơn về hóa đơn chuyển đổi.
Về ký hiệu trên hóa đơn: Số seri trên hóa đơn giấy có ký hiệu là VC/15P còn trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là VC/15E.
Về chữ ký trên hóa đơn: Hóa đơn giấy thì sử dụng chữ tay thông thường. Đối với hóa đơn điện tử thì dùng chữ ký số. Chữ ký số trên hóa đơn điện tử có khả năng xác định nguồn gốc của hóa đơn đó.
Về liên của hóa đơn: hóa đơn giấy thông thường có nhiều liên gồm 2 hoặc 3 liên trong đó 1 liên được viết qua giấy than và nội dung của các liên này phải giống nhau. Với hóa đơn điện tử thì sẽ nói không với liên.
Trong thực tế, những yếu tố so sánh như trên cũng chính là sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy.
Và sự khác biệt độc nhất, duy nhất dễ nhận biết nhất chính là dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” trên hóa đơn chuyển đổi.
Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn chuyển đổi
1. Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có cần ký không?
Trả lời: Hóa đơn chuyển đổi cần phải có chữ ký của người đại diện pháp luật của bên bán.
Bởi theo quy định trong Thông tư 32/2011/TT-BTC có quy định rõ:
Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng đủ các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 điều này và phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
2. Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không?
Trả lời: Hóa đơn điện tử chuyển đổi không nhất thiết phải có dấu của bên bán.
Nếu như doanh nghiệp đã đáp ứng được các điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định thì hệ thống sẽ cho phép kiểm soát chặt chẽ việc chuyển đổi hóa đơn và chỉ được chuyển đổi 1 lần thì hóa đơn chuyển đổi không nhất thiết phải có dấu của người bán.
3. Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?
Trả lời: Hóa đơn điện tử chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý khi mà hóa đơn đó đảm bảo được các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn điện tử gốc.
Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trên phần mềm hóa đơn điện tử
Dưới đây sẽ là hướng dẫn chi tiết về cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử.
Tại menu dọc bạn chọn “Chuyển đổi hóa đơn” click chọn “Chuyển đổi hóa đơn”
Chuyển sang màn hình “Chuyển đổi hóa đơn”. Màn hình cung cấp các chức năng:
*Chức năng Tìm kiếm
– Tìm kiếm theo “Mẫu số”
– Theo “Ký hiệu”
– Theo “Ký hiệu”
– Theo “Số hóa đơn”
– Theo “ Từ ngày HD – Đến ngày HD”
– Theo “ Tên KH, Mã KH”
* Chức năng “Chuyển đổi chứng minh nguồn gốc”:
Tại màn hình “Danh sách hóa đơn “và bạn tích chọn vào hóa đơn muốn chuyển đổi chứng minh nguồn gốc:
Click vào 
để thực hiện bạn chuyển sang màn hình chi tiết rồi click tiếp button 
để chuyển sang màn hình thực hiện In hóa đơn.
Tại đây thông tin hóa đơn sẽ được giữ nguyên, hiển thị thêm dòng text “ Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa”.
– Sau khi chuyển đổi thành công trạng thái chuyển đổi của hóa đơn sẽ đổi thành chức năng “xem chi tiết”
*Lưu ý:
– Mỗi hóa đơn chỉ được chuyển đổi chứng minh nguồn gốc xuất xứ 1 lần nhưng vẫn thực hiện “Chuyển đổi lưu trữ” được.
* Chức năng Chuyển đổi lưu trữ:
Tại màn hình “Danh sách hóa đơn “bạn tích chọn vào hóa đơn muốn chuyển đổi lưu trữ:
Click button: 
để thực hiện và chuyển sang màn hình chi tiết, sau đó click tiếp button 
và chuyển sang màn hình để thực hiện In hóa đơn
Tại đây thông tin hóa đơn được giữ nguyên , hiển thị thêm dòng text “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để lưu trữ”.
Lưu ý:
Hóa đơn có thể chuyển đổi lưu trữ được nhiều lần.
Trường hợp trên 10 bản ghi cung cấp chức năng phân trang.
Trên đây là cách phân biệt cũng như nguyên tắc, điều kiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy mà Chukysotphcm thông tin đến các bạn. Nếu có nhu cầu cần tư vấn hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé.
