Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì? Có gì khác với hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì? Nhiều doanh nghiệp khi bắt đầu tìm hiểu về hóa đơn điện tử đều có chung thắc mắc đó là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì? Ưu nhược điểm của nó ra sao.

Và có khác gì so với hóa đơn điện tử? Cùng tìm hiểu tất tần tật qua nội dung bài viết này cùng với ChukysoTPHCM nhé.

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?

1.1. Khái niệm HĐDT có mã của CQT

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được Tổng cục thuế cấp cho 1 mã xác thực và số xác thực riêng biệt được mã hóa, tạo và được cung cấp bởi hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế, dựa trên thông tin hóa đơn của từng doanh nghiệp.

Ngoài ra, trên 1 số mẫu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hiện nay còn có thêm mã vạch hai chiều QR. Với mã code QR này, khách hàng nhận hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có thể sử dụng điện thoại thông minh hoặc các loại thiết bị có khả năng đọc mã vạch để kiểm tra thông tin có trên hóa đơn nếu có tài khoản cấp bởi Tổng cục Thuế.

1.2. Điều kiện để doanh nghiệp đăng ký sử dụng HDDT có mã

Một trong những lý do mà doanh nghiệp đã biết tới hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng chưa được áp dụng đó là doanh nghiệp không nắm được điều kiện để đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì, quá trình đăng ký có phức tạp hay không. Trên thực thế thì chỉ cần đảm bảo 3 điều kiện dưới đây là doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế rồi:

Doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Doanh nghiệp sở hữu chứng thư số còn hiệu lực theo quy định của pháp luật.

Doanh nghiệp đảm bảo khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet ổn định.

1.3 Cách đăng ký sử dụng HĐDT có mã CQT

Nếu như đáp ứng đầy đủ các điều kiện để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, các doanh nghiệp thực hiện các bước đăng ký như sau:

Truy cập vào hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) qua trình duyệt website, sử dụng chứng thư số để đăng ký tham gia hệ thống tại website này. Nội dung thông tin đăng ký doanh nghiệp cần làm theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Trong thời gian 01 ngày kể từ khi nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế của các doanh nghiệp.

Trường hợp nếu doanh nghiệp được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp đó sẽ nhận được thông tin tài khoản để đăng nhập và sử dụng trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN). Tài khoản này sau đó có thể được sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ như đăng ký phát hành, lập và gửi hóa đơn đến Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực.

Trường hợp nếu doanh nghiệp không được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp đó sẽ nhận được thông báo của cơ quan thuế nêu rõ lý do chưa được chấp nhận.

Trong quá trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, các doanh nghiệp có thể liên hệ các đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn để biết rõ vướng mắc mà doanh nghiệp thường gặp phải khi đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì, cách giải quyết ra sao.

1.4. Điều kiện để hóa đơn điện tử được cấp mã xác thực

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và được chấp nhận, doanh nghiệp có thể tiến hành lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Cách lập hóa đơn tùy thuộc vào việc doanh nghiệp lựa chọn lập trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hay thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên thì khi lập hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần đảm bảo đúng theo định dạng, đúng thông tin đăng ký và điền đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử. Và không thuộc các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế của cơ quan thuế thì mới được cấp mã xác thực.

2. Sự khác biệt của hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?

Hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực đều là các hình thức hóa đơn được sử dụng phổ biến hiện nay. Tuy nhiên thì 2 hình thức này có một số điểm khác biệt nhất định về đối tượng áp dụng, điều kiện cũng như cách sử dụng.

Bên cạnh đó thì mỗi hình thức hóa đơn đều có ưu điểm và nhược điểm riêng của nó. Tùy thuộc vào điều kiện và nhu cầu sử dụng mà doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức cho phù hợp.

3. Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín

Trên thực tế thì không có nhiều doanh nghiệp c lựa chọn tự mình đăng ký và lập hóa đơn điện tử trực tiếp trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

Thay vào đó, các doanh nghiệp sẽ thường tìm kiếm, hợp tác với các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tổng thể để được hỗ trợ, giải đáp các vướng mắc kịp thời. Vì thế khi đăng ký HĐDT, các bạn cần chọn đơn vị uy tín và giá cả phù hợp.

Như vậy là ChukysoTPHCM đã thông tin đến các bạn vấn đề hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Giúp cho các doanh nghiệp hiểu rõ hơn và cách đăng ký loại hóa đơn này.