Hướng dẫn chi tiết quy trình, thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử 2020

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP cho biết. Với hiệu lực thi hành kể từ ngày 1/11/2018 cùng với các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử. Chính phủ đã có những hướng dẫn cụ thể về quy trình và thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho từng cá nhân, tổ chức và các doanh nghiệp kinh doanh.

Cụ thể là thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử – HĐĐT được chia làm 2 phần, bao gồm thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế; Và thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của CQT.

Chi tiết qua nội dung thủ tục đăng ký từng loại hóa đơn mà ChuKySoTPHCM chia sẻ dưới đây.

I. Thủ tục để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế

a) Đối tượng áp dụng là những ai?

1. Các tổ chức và doanh nghiệp

– Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế ban hành khi bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần.

– Thuộc các trường hợp rủi ro cao về thuế, không phân biệt giá trị từng lần.

2. Các hộ, cá nhân kinh doanh

– Thuộc diện bắt buộc phải thực hiện sổ sách kế toán, thường xuyên phải sử dụng từ 10 lao động trở lên:

+ Lĩnh vực nông – lâm – thủy sản, công nghiệp và xây dựng: Có doanh thu năm gần kề trước đạt 3 tỷ đồng trở lên.

+ Lĩnh vực thương mại, dịch vụ: Doanh thu năm gần kề trước đạt 10 tỷ đồng trở lên.

– Không nằm trong diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế.

b) Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử có mã CQT như thế nào?

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (CQT). Thì các đối tượng, tổ chức kinh doanh cần thực hiện theo các hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế tại địa chỉ web:

Bước 2: Điền đầy đủ những thông thông tin đăng ký theo Mẫu số 01 phụ lục Nghị định 119/2018, chi tiết như hình dưới đây:

Bước 3: Đợi cho Cơ quan thuế gửi thông báo theo mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119 như hình dưới đây.

Đây là trách nhiệm của CQT cho nên các bạn cần đợi họ gửi thông báo về việc chấp nhận hay từ chối việc đăng ký sử dụng hóa đơn có mã của Cơ quan thuế.

Thông báo này của Cơ quan thuế sẽ được gửi đến các tổ chức trong thời hạn khoảng 1 ngày làm việc kể từ ngày Cơ quan thuế nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của các tổ chức.

Một số lưu ý cần biết:

– Sau khi đã được chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã. Nếu như doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, thì phải huỷ toàn bộ hóa đơn giấy còn tồn đọng (chưa sử dụng) theo quy định.

– Nếu cần phải thay đổi thông tin đã đăng ký thì dựa theo Mẫu số 1 phía trên và gửi lại Cơ quan thuế.

– Cơ quan thuế sẽ tiến hành rà soát các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của CQT không thu tiền và gửi thông báo mẫu số 07 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018. Nếu như thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế thông qua nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119.

Như vậy, trên đây là thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế. Tuy nhiên, sẽ có một số trường hợp mà Cơ quan thuế sẽ ngừng cấp mã, cụ thể đó là các trường hợp nào?

c) Các trường hợp bị ngừng cấp mã xác thực hóa đơn điện tử

Các trường hợp sau đây sẽ không được tiếp tục sử dụng các loại hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế, bao gồm:

• Đối tượng chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
• Đối tượng thuộc trường hợp được Cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
• Đối tượng đã thông báo với Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền việc tạm ngừng kinh doanh.
• Đối tượng đã có thông báo của Cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện quá trình cưỡng chế nợ thuế.
• Sử dụng hóa đơn điện tử có mã để buôn bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người khác bị phát hiện và thông báo tới Cơ quan thuế.
• Lập hóa đơn điện tử có mã để bán khống hàng hóa, dịch vụ nhằm chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân khác bị phát hiện và trình báo cho Cơ quan thuế.
• Các doanh nghiệp không đạt đủ điều kiện kinh doanh khi bị Cơ quan đăng ký kinh doanh, Cơ quan nhà nước có thẩm quyền phát hiện và yêu cầu phải tạm ngừng kinh doanh.

Doanh nghiệp bị Cơ quan đăng ký kinh doanh, Cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu phải tạm ngừng kinh doanh, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát. Dựa vào kết quả thanh tra, kiểm tra; Nếu như cơ quan thuế nhận thấy doanh nghiệp thành lập với mục đích mua bán và sử dụng bất hợp pháp các hóa đơn điện tử. Thì sẽ xử phạt vi phạm hành chính theo quy định và ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

Tiếp đến là các thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế.

Trên thực tế thì thủ tục này cũng khá giống với hóa đơn điện tử có mã, chỉ khác ở phần đối tượng được áp dụng. Vậy thì đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã bao gồm những cơ quan, tổ chức nào?

II. Các thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế

i) Đối tượng áp dụng

Theo trong Khoản 1, điều 20 của Nghị định 119. Các tổ chức, doanh nghiệp được quy định tại khoản 2, Điều 12 là các doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế, chi tiết như sau:

– Các doanh nghiệp kinh doanh thuộc các lĩnh vực bao gồm: điện lực, bưu chính viễn thông, vận tải hàng không, đường sắt – đường bộ – đường thủy, xăng dầu, nước sạch, tài chính tín dụng, y tế – bảo hiểm, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại.

– Các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với Cơ quan thuế bằng các phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng CNTT, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và có thể đảm bảo được việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến bên mua và Cơ quan thuế.

Cả 2 trường hợp trên đều không phân biệt giá trị trong mỗi lần cung cấp hàng hóa và dịch vụ.

ii) Thủ tục để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã

Các đối tượng thuộc trường hợp như trên truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế, để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã.

Cũng như phần trên, bạn cần phải đăng ký thông tin theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm với Nghị định 119.

Nếu như về sau có thông tin gì cần sửa đổi, các bạn cũng cần thay đổi ngay trên này và gửi lại cho Cơ quan thuế.

Sau thời hạn khoảng 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp bạn. Cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm gửi Thông báo về dựa theo mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119 về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã từ tổ chức, doanh nghiệp của bạn.

Tính từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức cần phải thực hiện hủy hết những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng.

Với các trường hợp Cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, thì các bạn nên đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế.

Cơ quan thuế sẽ tiến hành rà soát các doanh nghiệp và tổ chức sử dụng các loại hóa đơn điện tử không có mã. Sau đó sẽ thông báo theo Mẫu số 07 nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế theo quy định.

Trên đây là các thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Chính phủ trong Nghị định 119/2018 mà Chukyso Tphcm thông tin đến các doanh nghiệp.

Nếu các bạn còn điều gì thắc mắc xin vui lòng liên hệ với https://chukysotphcm.net/ để được tư vấn và hỗ trợ.