Xử lý hóa đơn điện tử sai sót

Theo quy định về việc sử dụng hóa đơn hiện nay, chậm nhất là ngày 1/11/2020, tất cả các doanh nghiệp đều phải hoàn thành việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong mọi hoạt động của công ty.

• Hóa đơn điện tử là gì?
• 18 Điều cơ bản cần biết về hóa đơn điện tử?
• Thông tư 32/2011/TT-BTC – Phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa
• Thông tư 39 về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
• Làm thế nào để tra cứu hóa đơn điện tử GTGT hợp pháp?
• Xử lý hóa đơn điện tử sai sót
• Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
• Đăng ký mua hóa đơn điện tử

Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp đang loay hoay trong việc làm sao để xử lý được số hóa đơn giấy đang còn tồn lại. Và đặc biệt là với những hóa đơn điện tử đã lập nhưng bị sai thì cần xử lý ra sao.

Rất nhiều lỗi sai đó đến từ sự chủ quan của người làm như: nhập sai số lượng hàng hóa, sai đơn giá hay mức thuế xuất…

Vậy cách xử lý những sai sót này như nào? Và liệu rằng việc xử lý có giống như khi xử lý với hóa đơn giấy hay không? Hãy cùng phần mềm hóa đơn M-Invoice giải đáp các câu hỏi này trong bài viết dưới đây.

Cách xử lý hóa đơn điện tử đã lập nhưng bị sai sót

Với những sai sót như nhập sai thông tin số lượng hàng hóa, đơn giá hay mức thuế xuất thì việc xử lý trên hóa đơn điện tử không có nhiều phức tạp. Và các cán bộ kế toán có thể khắc phục chúng như xử lý các hóa đơn giấy.

Một điểm khác biệt duy nhất đó nếu như trước đây, kế toán cần sửa lại thủ công trên giấy thì hiện nay, trên phần mềm hóa đơn điện tử đã có sẵn các mẫu biên bản. Việc kế toán cần làm chỉ là xử lý và gửi trực tiếp trên hệ thống theo mẫu đã có sẵn đó.

Các bước xử lý cụ thể cho từng trường hợp như sau:

Xử lý hóa đơn có sai sót sau khi cấp mã của Cơ quan Thuế

Trong trường hợp, hóa đơn điện tử của doanh nghiệp bạn đã có mã của cơ quan Thuế tuy nhiên khi chưa gửi đến người mua thì phát hiện ra có thông tin sai sót thì kế toán cần thực hiện lần lượt các bước sau:

Bước 1: Kế toán căn cứ theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập nhưng có sai sót và tiến hành gửi thông báo tới cơ quan Thuế.

Bước 2: Sau đó, kế toán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới, ký số và ký điện tử để gửi cơ quan thuế chờ cấp mã hóa đơn mới dùng để thay thế cho hóa đơn đã lập sai trước đó và để gửi cho người mua.

Trường hợp hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đã có mã của cơ quan Thuế đồng thời đã được gửi cho người mua. Và sau đó mới phát hiện ra có sai sót thì bạn cần xử lý lần lượt theo từng bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp bạn cần cùng với người mua lập một văn bản thỏa thuận và ghi rõ những sai sót hay thông báo về việc hóa đơn đã xuất đó có sai sót (khi sai sót thuộc trách nhiệm của người bán).

Sau đó bạn cần tiến hành thông báo với cơ quan Thuế theo Mẫu số 04 như trường hợp trên.

Bước 2: Tương tự như trường hợp trên, kế toán cần tiến hành lập hóa đơn điện tử mới và ký số, ký điện tử để cơ quan thuế cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn cũ lập sai rồi gửi lại cho người mua.

Vậy nếu trong trường hợp Cơ quan thuế là đơn vị phát hiện ra sai sót trong hóa đơn đã được cấp mã của doanh nghiệp bạn thì các bước xử lý sẽ như sau:

Bước 1: Lúc này, cơ quan thuế sẽ thông báo cho doanh nghiệp bạn theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để kế toán bên bạn kiểm tra lại sai sót mà bên cơ quan thuế báo.

Bước 2: Sau khi kiểm tra lại sai sót, kế toán gửi thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập và có thời gian sai sót.

Chú ý kế toán cần thực hiện công việc này trong thời gian là 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo về sai sót trong hóa đơn của cơ quan Thuế.

Bước 3: Tiếp theo, kế toán lập hóa đơn điện tử mới, ký số và ký điện tử rồi gửi lại cơ quan thuế chờ cấp mã hóa đơn điện tử mới. Mã này sẽ thay thế cho mã hóa đơn đã lập sai trước đó. Cuối cùng là gửi hóa đơn cho người mua.

Bạn có thể thông thêm các thông tin khác cùng hướng dẫn cụ thể trong quy định tại điều 17, Nghị định 119/2018/NĐ-CP do Bộ Tài chính đề ra và hướng dẫn.

Và với phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice, mọi mẫu bàn hành kèm theo theo quy định của Bộ Tài chính đề có đầy đủ và bạn chỉ cần thực hiện các bước khắc phục lỗi sai trực tiếp trên phần mềm.

Xử lý hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế đã lập

Trường hợp 1: Doanh nghiệp đã lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thế và đã gửi nó cho người mua nhưng sau đó phát hiện ra có sai sót (sai sót là do người bán hoặc người mua phát hiện) thì cần xử lý theo các bước sau:

Bước 1: Hai bên cần lập văn bản thỏa thuận để ghi rõ những sai sót và đồng thời doanh nghiệp bạn cũng cần thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy đi hóa đơn điện tử đã lập nhưng có sai sót. Mẫu giống như trường hợp có mã của cơ quan thuế.

Bước 2: Tiếp theo, kế toán cần lập một hóa đơn điện tử mới rồi gửi cho cơ quan thuế và người mua để thay thế cho hóa đơn cũ có thông tin sai sót.

Trường hợp 2: Cơ quan thuế phát hiện ra hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp nộp có sai sót. Lúc này các bước cần xử lý sẽ là:

Bước 1: Cơ quan thuế căn cứ theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP nhằm thông báo tới người bán về những sai sót xuất hiện trong hóa đơn đã gửi. Mẫu giống với trường hợp có mã của cơ quan thuế.

Bước 2: Kể từ khi nhận được thông báo của cơ quan thuế, doanh nghiệp bạn sẽ có 2 ngày để xử lý sai sót. Cụ thể là gửi thông báo lại cơ quan thuế theo mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc yêu cầu hủy đi hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế.

Bước 3: Kế toán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới rồi gửi cho cả người mua và cơ quan thuế nhằm thay thế cho hóa đơn cũ lập sai.

Tất cả các bước xử lý trên cùng mẫu phục lục đều căn cứ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và chính thức có hiệu lực từ ngày 01/11/2018.

Cách xử lý những hóa đơn giấy còn tồn

Như chúng tôi đã nói ở trên, chậm nhất là đến ngày 1/11/2020 tất cả các doanh nghiệp đều phải hoàn thành việc chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã được nêu trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Chính vì thế mà đến trước thời hạn ngày 1/11/2020, việc chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện như sau:
Nếu doanh nghiệp bạn được thành lập từ thời điểm 01/11/2018 trở đi thì bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Trong trường hợp, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh đã thông báo việc phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in hay đã mua hóa đơn từ cơ quan thuế để sử dụng trước ngày 1/11/2018 thì sẽ được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy đến hết ngày 31/10/2020. Và bắt buộc cần thực hiện theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và nghị định số 04/2014/NĐ-CP.

Trong trường hợp cơ sở kinh doanh chưa có đủ điều kiện đáp ứng về hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng hóa đơn điện tử và vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy.

Thì trong khoảng thời gian từ 1/11/2018 cho đến hết ngày 31/10/2020, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo đến cơ sở kinh doanh việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã. Doanh nghiệp cần gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế cùng với nộp từ khai thuế GTGT.

Còn đối với những cơ sở kinh doanh mới thành lập ở khoản thời gian từ 1/11/2018 cho đến 31/10/2020 khi được cơ quan thuế gửi thông báo về việc thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng hướng dẫn của cơ quan thuế.
Hướng dẫn cụ thể về việc xử lý những hóa đơn giấy còn tồn sẽ được Bộ Tài chính đưa ra khi doanh nghiệp của bạn đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin cho việc chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử.

Cụ thể, với những doanh nghiệp còn tồn lại hóa đơn giấy thì khi chính thức sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ tiến hành hủy số hóa đơn giấy còn tồn này đúng cùng thời điểm chuyển sang hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

M-Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử với đầy đủ các tính năng đáp ứng mọi nghiệp vụ của người dùng trong việc triển khai hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Đồng thời M-Invoice cũng sẽ hỗ trợ tối đa chi phí triển khai cùng việc hướng dẫn chi tiết người dùng khi sử dụng phần mềm.

Để biết thêm thông tin chi tiết, bạn đọc có thể liên hệ theo số hotline của M-Invoice là 0932.780.176 để được tư vấn tốt nhất.