Cách tra cứu để biết hóa đơn có hợp pháp không

Chukysotphcm hướng dẫn các bạn cách tra cứu để biết hóa đơn có hợp pháp không? Thế nào là hóa đơn hợp pháp và hóa đơn bất hợp pháp; Hóa đơn điện tử có cần dấu của người bán và chữ ký người mua hay không, Mức phạt khi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là bao nhiêu?

Cùng xem chi tiết qua nội dung bài này nhé.

Cách tra cứu để biết hóa đơn có hợp pháp không?

Lưu ý: Có rất nhiều các bạn kế toán mới ra trường cứ thấy có hóa đơn đầu vào là hạch toán, kê khai mà không cần biết hóa đơn đó có hợp lệ – hợp lý – hợp pháp hay không.

Lời khuyên là khi nhận một hóa đơn (dù là hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng) trước tiên thì các bạn kiểm tra xem hóa đơn đó có bị sai sót gì hay không. Tiếp theo đó các bạn tra cứu xem hóa đơn đó có hợp pháp hay không.

Bước 1: Truy cập vào website tra cứu thông tin hóa đơn: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Bước 2: Chọn hình thức tra cứu: “Thông tin hóa đơn, biên lai” -> “Hóa đơn” -> “Tra cứu một hóa đơn”

Bước 3: – Nhập vào đầy đủ 5 chỉ tiêu (có dấu (*) -> Click vào “Tìm kiếm”.

– Nếu muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: Bưu điện, bưu chính, viễn thông, invoice. Thì các bạn tích vào: “Hóa đơn bưu chính viễn thông”.

– Nếu muốn tra cứu Hóa đơn GTGT kết quả chính xác như sau:

– Nếu kết quả không như trên:

Ví dụ: Chỉ ra “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” mà “Thông tin hóa đơn” thì không có gì hết.

-> Hóa đơn này không hợp pháp (Có thể là họ chưa thông báo phát hành hóa đơn, .v.v…)

Cách xử lý: Bạn liên hệ ngay với bên bán hàng để kiểm tra lại xem họ đã thông báo phát hành hóa đơn chưa. (Nếu rồi thì xin ảnh chụp Thông báo phát hành hóa đơn của họ).

– Nếu tra cứu Hóa đơn bán hàng mua của Chi cục thuế thì sẽ chỉ hiển thị Thông tin của doanh nghiệp mua hóa đơn mà thôi (Không có thông tin của hóa đơn).

“Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” trên website đúng với “Thông tin trong dấu mộc vuông trên hóa đơn bán hàng” là đúng.

2. Hóa đơn điện tử hợp pháp, hóa điện tử thật – giả là gì?

Để hiểu rõ hóa đơn điện tử, Theo Điều 9 Nghị định Nghị định 119/2018/NĐ-CP cũng nêu rõ: Hóa đơn điện tử hợp pháp, hóa đơn điện tử không hợp pháp như sau:

1. Hóa đơn điện tử hợp pháp khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Hóa đơn điện tử đáp ứng quy định tại khoản 5 Điều 4, các Điều 6, 7, 8 Nghị định 119/2018/NĐ-CP;

b) Hóa đơn điện tử bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin.

2. Hóa đơn điện tử không hợp pháp khi không đáp ứng quy định tại khoản 1 Điều này hoặc thuộc trường hợp quy định tại khoản 9, khoản 10 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Như vậy, Hóa đơn điện tử hay Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, hóa đơn tự in, đặt in,… kế toán Doanh nghiệp cũng có thể tra cứu xem hóa đơn đó có hợp pháp hay không? Thật hay giả như thế nào? Các bạn làm theo hướng dẫn dưới đây.

3. Tra cứu hóa đơn điện tử GTGT trên Website Tổng Cục Thuế

Tra cứu hoá đơn điện tử GTGT trên website của “Tổng cục thuế” (TCT) được sử dụng trong trường hợp sau.

TH 1: Kiểm tra, tra cứu hoá đơn điện tử GTGT đã được phép sử dụng hay chưa. Thực hiện tra cứu sau 2 (hai) ngày kể từ ngày phát hành hoá đơn điện tử.

TH 2: Khi hạch toán, kê khai hoá đơn kế toán DN cần xác nhận tính hợp pháp, hợp hệ của hoá đơn.

Thông tin trên website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html được tập hợp từ các báo cáo, thông báo của các doanh nghiệp, người nộp thuế thông báo phát hành hoá đơn, biên lai (NNT và CQT) theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ, Thông tư 153/2010/TT-BTC của BTC và Thông tư 303/2016/TT-BTC của BTC.

Chi tiết hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp pháp, hóa đơn điện tử thật giả; Thì các bạn thực hiện theo 3 bước dưới đây:

#1. Truy cập vào cổng tra cứu hóa đơn của TCT

Đầu tiên bạn truy cập vào địa chỉ: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html màn hình hiển thị như sau:

Cổng thông tin http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html cung cấp cho người sử dụng các thông tin giúp NNT, các tổ chức, cá nhân liên quan có thể tra cứu được các thông tin về hóa đơn, biên lai gồm:

• Đơn vị phát hành hoá đơn, biên lai;
• Thời gian phát hành, thời gian hoá đơn, biên lai có giá trị sử dụng và thông tin hoá đơn
• Biên lai không còn giá trị sử dụng (là các hoá đơn, biên lai của NNT ngừng hoạt động, đã báo mất, huỷ, xoá bỏ, hoá đơn, biên lai không có giá trị sử dụng qua kết luận thanh tra, kiểm tra của CQT).

#2. Nhập đầy đủ các thông tin tại mục “Tra cứu 1 hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều công ty”

• Các bạn chọn hình thức Tra cứu một hóa đơn hoặc Tra cứu nhiều hóa đơn (Nếu chọn mục Tra cứu nhiều hóa đơn các bạn cần chuẩn bị một file excel thông tin Hóa đơn cần tra cứu) để có thể inport lên hệ thống.
• Nhập đầy đủ có trường thông tin có gắn dấu (*) là các thông tin bắt buộc phải điền sau đó ấn nút “Tìm kiếm”để tra cứu.

Lưu ý:

• Số hóa đơn ở đây là tổng số hóa đơn đã phát hành chứ không phải số hóa đơn điện tại.
• Nếu muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: Hóa đơn bưu điện, Hóa đơn bưu chính, Hóa đơn viễn thông, hóa đơn Invoice thì các bạn tích vào “Hóa đơn bưu chính viễn thông”.

#3. Kiểm tra kết quả tra cứu Hóa đơn điện tử

Sau khi điền đầy đủ các thông tin như Mã số thuế người bán (xem thêm tra cứu mã số thuế doanh nghiệp nếu chưa có), Mẫu số, Ký hiệu, số hóa đơn, … và ấn vào “Tìm kiếm” kết quả hiển thị như sau:

Theo hình trên, Kết quả tra cứu Hóa đơn điện tử có đầu đủ các thông tin về: Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ, Thông tin hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, …. >>> Hóa đơn điện tử hợp pháp hay Hóa đơn điện tử thật

Nếu trường hợp thiếu 1 trong 2 thông tin về:

Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hoặc thông tin hóa đơn thì hóa đơn điện tử các bạn đang tra cứu là không hợp pháp. Có thể trường hợp đó DN chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được đưa lên cổng thông tin. Ví dụ như sau:

Như kết quả tra cứu trên, là hóa đơn điện tử không hợp pháp. Trường hợp như vậy, các bạn thực hiện lần lượt như sau:

• Liên hệ ngay bên bán hàng để kiểm tra lại xem bên bán hàng đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử đó chưa. Nếu bên người bán hàng đã thông báo phát hành rồi thì chụp ảnh cho xin thông báo phát hành hóa đơn của bên bán hàng được CQT chấp nhận.
• Trương hợp khác, có thể do bạn đang mở qua trình duyệt Google chrome, Cococ,… các bạn vui lòng hãy thử mở lại bằng trình duyệt Internet Explorer.

Nếu trường hợp tra cứu hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ mua của CQT, Cục thuế, Chi Cục Thuế

• Thông tin sẽ chỉ hiện thông tin của doanh nghiệp mua hóa đơn mà không có thông tin hóa đơn.
• Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hiển thị đúng với dấu mộc vuông trên hóa đơn bán hàng là Đúng, hợp pháp. Thông tin hóa đơn sẽ không hiển thị gì vì đây là hóa đơn bán hàng mua của Cục Thuế, do Cục Thuế quản lý.

Với hướng dẫn chi tiết về tra cứu hóa đơn điện tử hợp pháp (tra cứu hóa đơn điện tử GTGT tại Cổng tra cứu của Tổng cục thuế) giúp các bạn phần nào trong quá trình kiểm tra, kê khai, hạch toán cho đúng quy định pháp luật.

Trên đây chukysotphcm đã hướng dẫn chi tiết cách tra cứu để biết hóa đơn có hợp pháp không để bạn có thể biết mức phạt khi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp và hướng khắc phục tốt nhất. Nếu còn thắc mắc cần hỗ trợ thêm hãy liên hệ với chúng tôi nhé.