Hướng dẫn cách Tra cứu hóa đơn điện tử 2021

Tra cứu hóa đơn điện tử đúng nguyên tắc là làm như thế nào? Làm sao kiểm tra hóa đơn điện tử để biết hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ? Chukysotphcm sẽ hướng dẫn chi tiết cho các bạn qua bài viết này.

1. Nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử

Nguyên tắc tra cứu và sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 28 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:

“1. Bên sử dụng thông tin thực hiện truy cập, truy vấn Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn.

2. Tổng cục Thuế thực hiện công khai các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để các tổ chức, cá nhân có thể tra cứu.

3. Để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, bên sử dụng thông tin nhập thông tin hóa đơn điện tử cần tra cứu tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu nội dung hóa đơn điện tử.

4. Trường hợp cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định tại điểm a khoản 2 Điều 27 Nghị định này có nhu cầu tra cứu thông tin về tình hình quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử của người bán là tổ chức, cá nhân kinh doanh thì cơ quan thuế có trách nhiệm cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các cơ quan, người có thẩm quyền có liên quan.

5. Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng hệ thống cung cấp thông tin tự động.”

2. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế

Bước 1: Truy vấn vào Cổng thông tin của Tổng cục thuế

Truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục thuế tại địa chỉ web: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html.

Khi đó màn hình hệ thống sẽ hiển thị như sau:

Bước 2: Chọn mục tra cứu hóa đơn

Chọn mục “Thông tin hóa đơn, biên lai”/ Chọn “Hóa đơn”/ Chọn “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn”. Chi tiết như hình sau:

Bước 3: Cập nhật thông tin một hóa đơn hay nhiều hóa đơn cần tra cứu

Nhập vào đầy đủ có trường thông tin có gắn dấu (*) là các thông tin bắt buộc phải điền sau đó ấn nút “Tìm kiếm” để tra cứu.

• Nếu bạn chọn mục tra cứu nhiều hóa đơn. Thì bạn cần chuẩn bị một file excel thông tin Hóa đơn cần tra cứu để có thể import lên hệ thống.
• Nếu như muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: Hóa đơn bưu điện, Hóa đơn bưu chính, Hóa đơn viễn thông, hóa đơn Invoice thì các bạn tích vào “Hóa đơn bưu chính viễn thông”.

Bước 4: Kiểm tra kết quả tra cứu

– Nếu thấy kết quả trả về hiển thị đầy đủ cả 2 trường “Thông tin người bán hàng hóa, dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn” thì Hóa đơn điện tử đó là hợp lệ, hợp pháp.

Nếu thấy kết quả trả về thiếu một trong 2 trường thì hóa đơn điện tử đang tra cứu là không hợp pháp.

Điều này có thể do bên bán chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được update lên cổng thông tin.

Trường hợp như vậy, các bạn thực hiện các bước lần lượt như sau:

Liên hệ ngay với bên bán hàng để kiểm tra lại xem bên bán hàng đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử đó chưa. Nếu như bên người bán hàng đã thông báo phát hành rồi thì chụp ảnh cho xin thông báo phát hành hóa đơn của bên bán hàng được CQT chấp nhận.

Trường hợp khác, có thể là do bạn đang mở qua trình duyệt Google chrome, Cốc cốc, firefox, … các bạn vui lòng hãy thử mở lại bằng trình duyệt Internet Explorer nhé.

– Nếu trường hợp tra cứu hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ mua của CQT, Cục thuế, Chi Cục Thuế:

Thông tin sẽ chỉ hiện lên thông tin của DN mua hóa đơn mà không có thông tin hóa đơn.

Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hiển thị đúng với dấu mộc vuông trên hóa đơn bán hàng là Đúng, hợp pháp. Thông tin hóa đơn sẽ không hiển thị gì vì đây là hóa đơn bán hàng mua của Cục Thuế, do Cục Thuế quản lý.

3. Tra cứu hóa đơn điện tử có mã xác thực

Bước 1: Truy vấn vào trang web xác minh hóa đơn

Truy cập vào trang web xác minh hóa đơn có mã xác thực của Tổng cục thuế tại https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit Hoặc trang web tra cứu hóa đơn điện tử http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

=> Chọn “Hóa đơn có mã xác thực” => Chọn “Xác minh hóa đơn”

Theo 2 cách trên, màn hình đều hiển thị ra như sau:

Bước 2: Điền các thông tin của hóa đơn điện tử cần tra cứu

Nhập đầy đủ các chỉ tiêu: “Số HĐ xác thực” => “Mã xác thực” => “Mã kiểm tra”

=> Chọn “Tra cứu”

Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu

– Hóa đơn hợp pháp, hợp lệ nếu chỉ tiêu “Trạng thái hóa đơn” ở kết quả trả về là 1 trong các trường hợp sau:

• Hóa đơn gốc có giá trị sử dụng và không bị thay đổi.
• Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số …
• Là hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số …
• Là hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số …

– Hóa đơn sẽ không có giá trị pháp lý nếu chỉ tiêu “Trạng thái hóa đơn” ở kết quả trả về là một trong các trường hợp như sau:

Hóa đơn bị xóa bỏ bởi hóa đơn xác thực số … ngày….

Hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số … ngày….

Là hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số ….

Theo quy định thì khi xóa bỏ hoặc thay thế hóa đơn. Bên bán và bên mua cần phải có văn bản thỏa thuận.

Nếu như bên mua không được thông báo trước thì có quyền yêu cầu bên bán giải thích và cung cấp thông tin.

4. Tra cứu hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường

Việc tra cứu hóa đơn điện tử để phục vụ kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường đã được quy định rõ ràng tại Điều 29 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:

“1. Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử.

2. Trường hợp bất khả kháng do sự cố, thiên tai gây ảnh hưởng đến việc truy cập mạng Internet dẫn đến không tra cứu được dữ liệu hóa đơn, nếu:

a) Trường hợp người vận chuyển hàng hóa có chứng từ giấy (bản sao bằng giấy không cần ký tên, đóng dấu của người mua, người bán hàng hóa) chuyển từ hóa đơn điện tử thì xuất trình chứng từ giấy chuyển cho cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra hàng hóa. Cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra căn cứ chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử để lưu thông hàng hóa và tiếp tục thực hiện tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử (tại đầu mối đăng ký với Tổng cục Thuế) để phục vụ công tác kiểm tra để xử lý theo quy định;

b) Trường hợp người vận chuyển hàng hóa không có chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử thì cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để kiểm tra, xác nhận hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.”

5. Tra cứu một hóa đơn

Bạn click vào Thông tin hóa đơn, biên lai > Hóa đơn > Tra cứu một hóa đơn.

Điền đầy đủ các thông tin bao gồm: Mã số thuế người bán hàng hóa/dịch vụ, mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn.

Nếu là hóa đơn bưu chính viễn thông thì bạn tích vào ô vuông và lựa chọn loại hóa đơn.

Điền mã xác thực và ấn vào tìm kiếm.

Và đây là ví dụ về kết quả sau khi tra cứu:

Nếu bạn điền chính xác thì kết quả sau khi tra cứu sẽ bao gồm: Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ và Thông tin hóa đơn.

– Trường hợp cả 2 thông tin này đều được hiện đầy đủ thì đây chính là hóa đơn điện tử hợp lệ, là hóa đơn thật.

– Trường hợp nếu thiếu 1 trong 2 thông tin thì đây chính à hóa đơn điện tử không hợp pháp.

Có thể là do doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn. Hoặc đã thông báo nhưng chưa được đưa lên Cổng thông tin. Trường hợp khác cũng có thể do bạn sử dụng trình duyệt web không phù hợp, có thể thử lại với trình duyệt khác như firefox, cốc cốc, chrome…. Ví dụ cụ thể như hình dưới đây:

Trong trường hợp này, bên mua hàng cần phải liên hệ với bên bán để kiểm tra xem là họ đã phát hành hóa đơn chưa. Nếu như đã phát hành thì cần xin họ ảnh chụp thông báo phát hành hóa đơn đã được Cơ quan thuế chấp nhận.

Lưu ý: Với các hóa đơn bán hàng của Chi cục thuế sẽ chỉ hiển thị phần thông tin doanh nghiệp bên mua, không có hiện thông tin hóa đơn.

Thông tin của người bán hàng hóa dịch vụ hiển thị đúng với dấu mộc trên hóa đơn bán hàng thì đó là đúng và hợp pháp.

6. Tra cứu nhiều hóa đơn

Trong trường hợp nếu như bạn muốn tra cứu nhiều hóa đơn điện tử cùng một lúc thì làm theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị 1 file Excel với các giá trị được sắp xếp theo các cột (A, B, C, D, E, F…)

Ứng với mỗi cột sẽ là các giá trị bao gồm:

– Mã số thuế.

– Mẫu số.

– Ký hiệu hóa đơn.

– Số hóa đơn.

– Hóa đơn invoice của bưu chính, viễn thông.

– Hóa đơn Bưu điện của bưu chính, viễn thông.

Bước 2: Click chuột vào lần lượt: Thông tin hóa đơn, biên lai > Hóa đơn > Tra cứu nhiều hóa đơn.

Bước 3: Lựa chọn Trạng thái hóa đơn cần tra cứu: Hóa đơn có giá trị sử dụng hoặc không có giá trị sử dụng.

Bước 4: Click vào Chọn tệp và tìm đường dẫn đến file đã chuẩn bị ở bước 1.

Bước 5: Lựa chọn các cột ứng với các nội dung (Ví dụ: Mã số thuế: A, Mẫu số: B) trong file excel đã chuẩn bị.

Bước 6: Điền mã xác nhận.

Bước 7: Click vào tìm kiếm.

Như vậy, tương tự như cách tra cứu thông tin một hóa đơn, kết quả sẽ trả về bao gồm: Thông tin người bán hàng hóa , Thông tin hóa đơn, nhưng sẽ hiển thị của nhiều hóa đơn.

4. Một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử

Hỏi: Có thể tra cứu được nhiều hóa đơn điện tử 1 lần được không?

Trả lời: Có bạn nhé. Mình đã hướng dẫn chi tiết tra cứu hóa đơn điện tử cho nhiều hóa đơn rời đấy.

Hỏi: Làm thế nào tra cứu hóa đơn điện tử?

Trả lời: Để tra cứu hóa đơn điện tử bạn vui lòng xem chi tiết tại đây nhé.

Hỏi: Đăng ký hóa đơn điện tử thực hiện như thế nào?

Trả lời: Các bước đăng ký hóa đơn điện tử bạn đã chi tiết trong bài viết. Bạn xem tại đây nhé.

Hỏi: Em không có mã số của doanh nghiệp thì có kiểm tra được không?

Trả lời: Có bạn nhé, Có, Bạn có thể tra cứu mã số thuế của doanh nghiệp tại đây nhé.

Trên đây là hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử 2021 đơn giản và nhanh chóng mà chukysotphcm gửi đến các bạn. Nếu có vấn đề nào chưa rõ cần tư vấn, hỗ trợ có thể liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhanh chóng.