Tiêu Chí Lựa Chọn Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử Tốt

Theo Nghị định Chính phủ đề ra bắt buộc Doanh nghiệp mình áp dụng hóa đơn điện tử, nên các bạn: Đau đầu không biết nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử nào? Cảm thấy khó khăn khi lựa chọn phần mềm nào tốt nhất, phù hợp cho doanh nghiệp mình?

1. Phần mềm hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý

Căn cứ vào Thông tư 32/2018/TT-BTC, bắt buộc doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử từ 1/11/2018. Và phải lựa chọn loại hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp (có giá trị pháp lý).

Khoản 3, Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC nêu rõ điều kiện về loại hóa đơn này:

• Đủ độ tin cậy về tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin nằm trong hóa đơn điện tử.
• Tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa hề bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
• Có thể truy cập hoặc sử dụng thông tin nằm trong hóa đơn điện tử dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết

2. Phần mềm hóa đơn điện tử chất lượng, ổn định

Chất lượng đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với một phần mềm. Cụ thể: sự ổn định khi chạy, chế độ bảo hành hỗ trợ của đơn vị cung cấp,…Trong quá trình phát hành, phải có độ ổn định chắc chắn không có sai sót, trục trặc gì.

3. Lợi ích của hóa đơn điện tử:

• TIẾT KIỆM: Giảm chi phí vận chuyển, in ấn, lưu trữ và bảo quản hóa đơn.
• AN TOÀN: Không có rủi ro cháy, hỏng, mất hóa đơn.
• NHANH CHÓNG: Không mất nhiều thời gian như những thủ tục giấy tờ
• BẢO VỆ MÔI TRƯỜNG: Giảm thiểu sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường

4. Phải có công nghệ, tiêu chuẩn, chứng chỉ về an toàn bảo mật:

Khác với hóa đơn giấy, việc sử dụng hóa đơn điện tử, đều được lưu và bảo quản ngay trên phần mềm.

Vì thể, Doanh nghiệp cần phải chọn chọn phần mềm của đơn vị cung cấp có các công nghệ, tiêu chuẩn, chứng chỉ về an toàn bảo mật.

Hiện nay, nếu phần mềm hóa đơn điện tử áp dụng công nghệ Blockchain thì Doanh nghiệp yên tâm tuyệt đối về tính an toàn, bảo mật. Vì:

• Khả năng chia sẻ thông tin dữ liệu minh bạch theo thời gian thực, tiết kiệm không gian lưu trữ và bảo mật cao.
• Yên tâm tuyệt đối về tính an toàn, bảo mật của Hóa đơn, tránh tình trạng Hóa đơn giả, mất cắp hóa đơn, …
• Thông tin trong Blockchain không thể bị thay đổi và chỉ được bổ sung thêm khi có sự đồng nhất của tất cả các nút trong hệ thống.…

=> Đây là một hệ thống bảo mật cao tránh tình trạng bị đánh cắp dữ liệu. Nếu một phần của hệ thống Blockchain sụp đổ, những máy tính và các nút khác sẽ tiếp tục nhiệm vụ bảo vệ thông tin và giữ cho mạng lưới tiếp tục hoạt động.

Do vậy khi lựa chọn phần mềm phải đảm bảo phần mềm đó có thể giúp Doanh nghiệp lưu trữ an toàn, bảo mật, chống giả mạo,.. số lượng hóa đơn lớn. Và dễ dàng tìm kiếm chỉ với vài Click.

5. Phần mềm phải tương xứng với chất lượng mà chi phí bỏ ra mua

Đa số Doanh nghiệp vẫn cố sử dụng hóa đơn giấy vì vẫn có vài lo ngại vấn đề chi phí phải bỏ ra cho hóa đơn điện tử lớn hơn chi phí hóa đơn giấy. Do vậy, Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có giá thành tương xứng với chất lượng.

Không nên lựa chọn những phần mềm giá rẻ nhưng chất lượng không tốt, bảo mật kém,…sẽ khiến bạn tốn thời gian, chi phí.

6. Phần mềm hóa đơn điện tử phải uy tín

Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (10 năm). Toàn bộ số hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp. Vì vậy, Doanh nghiệp phải chọn đơn vị cung cấp uy tín, hoạt động lâu năm và có kinh nghiệm, cung cấp nhiều giải pháp.

Tiêu chí quan trọng nói lên độ bền vững và kinh nghiệm làm phần mềm chính là thời gian hoạt động của một đơn vị cung cấp phần mềm. Doanh nghiệp mua phần mềm Hóa đơn điện tử để sử dụng trong nhiều năm chứ không chỉ dùng trong thời gian ngắn rồi bỏ.

Phần mềm hóa đơn điện tử phải dễ dàng sử dụng

7. Phần mềm phải dễ dàng sử dụng

Đây là một trong những tiêu chí quan trọng nhất để phần mềm hóa đơn điện tử phát huy tối đa hiệu quả. Cho dù phần mềm đó có nhiều chức năng thiết thực hay chi phí rẻ, và nếu nó quá cồng kềnh hay khó sử dụng, thì bạn cũng không nên mua.

Hãy đảm bảo chắc chắn rằng phần mềm bạn mua dễ dàng sử dụng, kết nối dễ dàng với các phần mềm, dễ dàng xuất hóa đơn và hạch toán doanh thu.

Trên đây là 7 tiêu chí để Doanh nghiệp lựa chọn phù hợp và đáp ứng tính hợp pháp của Chính phủ. Hãy lựa chọn loại phần mềm tốt nhất cho Doanh nghiệp của mình.