Tìm hiểu ưu và nhược điểm khi thuê văn phòng ảo

Các doanh nghiệp mới thành lập, muốn tiết kiệm chi phí trong thời gian đầu cũng như trong quá trình doanh nghiệp có những khó khăn thì giải pháp thuê văn phòng ảo ngày càng được doanh nghiệp lựa chọn.

Nhưng giải pháp này cũng gặp nhiều khó khăn khi phải đối mặt với những trở ngại trong quá trình làm việc. Để hiểu rõ và nắm ưu nhược điểm của việc thuê văn phòng ảo, chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn ở phần phía dưới:

Ưu điểm

• Giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí
• Đầu tư ít về trang thiết bị, nội ngoại thất cho văn phòng.
• Vị trí địa lý ở trung tâm và dễ tìm kiếm hơn.
• Xây dựng hình ảnh đẹp trong mắt khách hàng, đối tác
• Dịch vụ văn phòng chuyên nghiệp
• Có nhiều cơ hội gặp gỡ các doanh nghiệp khởi nghiệp khác

Nhược điểm

• Muốn gặp khách hàng, đối tác phải báo trước
• Điện thoại viên của văn phòng ảo sẽ trả lời điện thoại dựa vào tên công ty đăng ký kinh doanh của bạn. Những cuộc gọi đến sẽ chuyển đến số điện thoại của bạn hoặc lấy tin nhắn và gửi đến cho bạn.
• Văn phòng ảo sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập và các doanh nghiệp tại gia thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp mà không phải chi trả chi phí cao cho không gian làm việc..
• Ngoài ra, còn đảm bảo mức ngân sách sử dụng thấp nhất để xây dựng và duy trì bô máy doanh nghiệp mà bạn hy vọng một ngày mở rộng.

Những điểm cần chú ý về vấn đề thuê văn phòng ảo

“Ảo” cũng có ưu và nhược điểm của nó. Một mặt, nó đòi hỏi rất ít vốn đầu tư ban đầu. Mặt khác, nó có khả năng tạo ra một chút khoảng cách giữa bạn và khách hàng cũng như hạn chế mặt đối mặt truyền thông với các nhân viên hoặc khách hàng của bạn.

Ngoài ra, muốn gặp khách hàng hay đối tác phải hẹn trước và thời gian tiếp khách bị bó buộc theo số giờ đã đăng ký.

Lo ngại vấn đề pháp lý, đặc biệt là thủ tục đăng ký kinh doanh cho văn phòng ảo. Bởi lẽ, văn phòng ảo là thuật ngữ không có trong quy định văn bản pháp luật mà được phát sinh trong thực tế.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không có mặt thường xuyên tại văn phòng nhưng nếu đăng ký kinh doanh đúng pháp luật, vẫn có giao dịch đầy đủ với khách hàng thì không có luật nào cấm.

Những lợi ích có được

Có thể nói ưu điểm lớn nhất mà thuê văn phòng ảo sở hữu đó chính là tiết kiệm chi phí. Là vấn đề quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Đó cũng chính là lý do mà thị trường văn phòng ảo hiện nay sôi nổi hơn bao giờ hết.

Tiếp theo đó chính là những tiện ích kèm theo khi doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo. Doanh nghiệp sẽ không cần lo lắng về việc cung ứng các trang thiết bị, nội thất..cho văn phòng. Giúp doanh nghiệp giảm bớt các gánh nặng về rủi ro về giá cả, chất lượng.

Khi lựa chọn loại hình dịch vụ này thì doanh nghiệp được tạo điều kiện để xây dựng hình ảnh mà vẫn tiết kiệm chi phí, nhân lực. Bởi văn phòng ảo sẽ đáp ứng mọi nhu cầu cần thiết mà một văn phòng thực cần.

Với hệ thống thông tin liên lạc hiện đại, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp đảm bảo cho doanh nghiệp được kết nối với khách hàng 24/24. Xây dựng hình ảnh đẹp nhất trong mắt khách hàng.

Với những doanh nghiệp vừa và nhỏ thì đây là giải pháp tối ưu cho việc tiết kiệm chi phí, tập trung vào kinh doanh. Một giải pháp đơn giản, chất lượng với chi phí hợp lý.

Phù hợp với nhiều loại đối tượng khách hàng (Những người hay di chuyển, Việc kinh doanh tại nhà hoặc các công việc phải di chuyển nhiều, Các doanh nghiệp mới thành lập, Chi nhánh cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ)

Vậy việc thuê văn phòng ảo sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp đối với khách hàng của mình nhưng vẫn tiết kiệm được chi phí, nhân lực. Bởi văn phòng ảo sẽ đáp ứng mọi nhu cầu cần thiết mà một văn phòng thực cần.

Với hệ thống thông tin liên lạc hiện đại, đội ngũ nhân viên và lễ tân chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ tối đa doanh nghiệp trong các vấn đề về hành chính, việc còn lại của doanh nghiệp chỉ là tìm kiếm khách hàng và lợi nhuận.

Với những doanh nghiệp vừa và nhỏ thì đây là giải pháp tối ưu cho việc tiết kiệm chi phí, tập trung vào kinh doanh. Một giải pháp đơn giản, chất lượng với chi phí hợp lý.