Thủ tục thay đổi chữ ký giám đốc doanh nghiệp mới nhất

Bài viết này ChukysoTPHCM hướng dẫn các doanh nghiệp thủ tục thay đổi chữ ký giám đốc doanh nghiệp mới nhất hiện nay.

Trong nhiều trường hợp, chủ doanh nghiệp muốn thay đổi chữ ký cá nhân của mình vì 1 số lý do nào đó, nhưng lại từng dùng chữ ký cũ trong nhiều giao dịch quan trọng.

Vậy thì cần phải làm những thủ tục gì để thay đổi chữ ký giám đốc của doanh nghiệp hiện tại? Tất cả sẽ có trong bài viết này. Cùng xem nhé.

1. Quy định về việc thay đổi chữ ký Giám đốc theo Luật doanh nghiệp năm 2014

Căn cứ theo Luật doanh nghiệp 2014,. Thì tùy theo từng loại hình, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, Giám đốc/ Tổng Giám đốc có thể là đại diện theo pháp luật hoặc không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Trong các thủ tục đăng ký/ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được quy định từ Điều 40 đến Điều 54 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP không có quy định liên quan đến việc thay đổi chữ ký của Giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên thì Khoản 7 Điều 8 Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định: 1 trong những nghĩa vụ của doanh nghiệp đó là chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo; trường hợp phát hiện thông tin đã kê khai hoặc báo cáo thiếu chính xác, chưa đầy đủ thì phải kịp thời sửa đổi, bổ sung các thông tin đó cho phù hợp.

Đồng thời, căn cứ vào Điểm b Khoản 2 Điều 15 Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT. Trường hợp doanh nghiệp chỉ cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không làm thay đổi nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và không thuộc các trường hợp thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quy định tại các điều từ Điều 49 đến Điều 54 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP thì doanh nghiệp gửi Thông báo theo mẫu quy định tại Phụ lục II-5 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT (được sửa đổi bởi Phụ lục II-5 ban hành kèm Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Căn cứ vào Điều 24 Luật doanh nghiệp năm 2014; chữ ký của chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh; chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là nội dung bắt buộc phải có trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp – 1 trong những hồ sơ khi đăng ký doanh nghiệp. Do đó, nếu như người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp muốn thay đổi chữ ký, tức là thuộc trường hợp “cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không thuộc trường hợp thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và không thuộc các trường hợp thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp”.

Như vậy, trường hợp nếu Giám đốc/ Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật, muốn thay đổi chữ ký thì doanh nghiệp đó phải thực hiện thủ tục Thông báo cập nhật bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp nếu Giám đốc/ Tổng Giám đốc không phải là người đại diện theo pháp luật thì doanh nghiệp không phải thực hiện thủ tục này.

2. Quy định về việc thay đổi chữ ký Giám đốc/ Tổng Giám đốc trong Thông tư số 200/2014/TT-BTC

Căn cứ theo Điều 118 Thông tư số 200/2014/TT-BTC, liên quan đến lập và ký chứng từ kế toán được quy định như sau:

“Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ thì mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải được ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì; và chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải được ký theo từng liên.

Chữ ký trên chứng từ kế toán của 1 người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định; trường hợp nếu không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.

Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu của dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng.

Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống với chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.

Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền).

Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký”.

Như vậy thì về mặt nguyên tắc, các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký; và chữ ký của một người phải thống nhất và giống với chữ ký đã đăng ký trước đó. Đối với chữ ký của Tổng Giám đốc/ Giám đốc hoặc người được uỷ quyền và đóng dấu phải phù hợp với chữ ký và mẫu dấu còn giá trị tại ngân hàng.

Trường hợp nếu Giám đốc/ Tổng Giám đốc có nhu cầu thay đổi mẫu chữ ký thì phải thực hiện thủ tục thay đổi mẫu chữ ký tại Ngân hàng doanh nghiệp đăng ký tài khoản (nếu doanh nghiệp có tài khoản ngân hàng).

3. Thủ tục thay đổi chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Tóm lại, căn cứ theo các quy định của pháp luật về chữ ký người đại diện pháp luật nêu trên. Khi Giám đốc/ Tổng Giám đốc doanh nghiệp thay đổi chữ ký thì tùy theo từng trường hợp, doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục sau đây:

• Bước 1: Thông báo cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch & Đầu tư (nếu như Giám đốc/ Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp).
• Bước 2: Thay đổi mẫu chữ ký tại Ngân hàng mà doanh nghiệp đó đăng ký tài khoản (nếu doanh nghiệp đó có đăng ký tài khoản ngân hàng).
• Bước 3: Mở sổ đăng ký mẫu chữ ký (nếu chưa có) hoặc cập nhật lại sổ đăng ký mẫu chữ ký (nếu đã có sổ đăng ký mẫu chữ ký).

>>Lưu ý: Để thuận tiện cho việc hoạt động kinh doanh, khi chủ doanh nghiệp có thay đổi chữ ký thì ngoài việc thực hiện các thủ tục nêu trên, doanh nghiệp đó nên Thông báo thay đổi chữ ký đến các khách hàng, đối tác của doanh nghiệp.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục thay đổi chữ ký giám đốc doanh nghiệp cập nhật mới nhất mà ChukysoTPHCM thông tin đến các doanh nghiệp.