Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng như thế nào? Cách đăng ký sử dụng HĐDT có mã của cơ quan thuế theo quy định ra sao? Cùng tìm hiểu qua bài viết này của ChukysoTPHCM.

Lưu ý là đa phần các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Và chỉ những doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: xăng dầu, bưu chính viễn thông, điện lực, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy, tài chính tín dụng; bảo hiểm – y tế, nước sạch, kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại… đáp ứng đủ điều kiện thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Những trường hợp được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền sẽ được gửi thông báo theo Mẫu số 07 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Đọc thêm

• Hướng dẫn nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng
• Hướng dẫn doanh nghiệp thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
• Hóa đơn điện tử và những điều doanh nghiệp cần biết
• Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ?

I. Thủ tục đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Theo Điều 14 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định cụ thể như sau:

– Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định trên, thì truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

-> Các bạn truy cập vào trang web: thuedientu.gdt.gov.vn

Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119.

Thời hạn giải quyết:

– Trong thời gian là 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh -> Cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh; Về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử (qua địa chỉ thư điện tử đã được đăng ký với cơ quan thuế).

Hồ sơ để đăng ký phát hành hóa đơn điện tử:

• Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử.
• Hoá đơn mẫu.
• Thông báo phát hành hoá đơn điện tử.

Những chú ý trước khi bắt đầu làm Thông báo phát hành hóa đơn điện tử:

• Phải có Chữ ký số.
• Máy tính đã được cài phần mềm HTKK mới nhất -> Để làm Thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên đây và kết xuất XML.
• Quyết định sử dụng hóa đơn và Hoá đơn mẫu -> Phải SCAN ra đính kèm vào file Word để nộp qua mạng.

Thông tin trên thông báo phát hành hóa đơn:

• Thông tin như tên, địa chỉ đơn vị phát hành ghi đúng với thông tin đăng ký thuế.
• Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hoá đơn KHÔNG bị trùng lặp với các số hoá đơn đã thông báo phát hành.
• Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn PHẢI ĐÚNG với các thông tin trên mẫu hóa đơn đính kèm.
• Ngày bắt đầu sử dụng phải đúng quy định; ví dụ như ngày gửi thông báo phát hành là ngày 10/9/2019 thì ngày bắt đầu sử dụng phải ghi là từ ngày 12/9/2019 (không được ghi ngày bắt đầu sử dụng là 11/9/2019 hoặc 05/9/2019).
• Phải ghi đầy đủ thông tin doanh nghiệp cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và phải trùng khớp với thông tin trên quyết định áp dụng hóa đơn điện tử đính kèm.

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử:

• Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử phải có chữ ký, đóng dấu của người nộp thuế.
• Nội dung trên Quyết định phải đầy đủ các nội dung theo mẫu quyết định.
• Hóa đơn mẫu:
• Hoá đơn mẫu phải có đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn.
• Thông tin tên, địa chỉ đơn vị trên hóa đơn mẫu phải đúng với thông tin đăng ký thuế.

Thời hạn sử dụng hóa đơn điện tử:

• Sau 2 ngày kề từ ngày nộp đủ hồ sơ và có thông báo của Cơ quan thuế.
• Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.

II. Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Căn cứ theo điều 15 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP và điều 9 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định:

1. Cơ quan thuế ngừng cấp mã hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:

a) Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo rằng không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

c) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền việc tạm ngừng kinh doanh;

d) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;

đ) Các trường hợp khác như sau:

• Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để phục vụ bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
• Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
• Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.
• Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập nhằm mục đích mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định đồng thời cơ quan thuế ban hành quyết định thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

2. Các trường hợp nêu trên được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

Sau khi thông báo với cơ quan thuế về việc tiếp tục kinh doanh hoặc được cơ quan thuế khôi phục mã số thuế, được bãi bỏ quyết định cưỡng chế nợ thuế.

3. Trường hợp các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ/cá nhân kinh doanh tạm ngừng kinh doanh

Thì cần có hóa đơn điện tử giao cho người mua để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế có thông báo tạm ngừng kinh doanh – có văn bản thông báo với cơ quan thuế được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử (tức là sử dụng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh).

Trên đây là những thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng mà chukysotphcm chia sẻ đến các bạn. Nếu có vấn đề thắc mắc cần hỗ trợ về chữ ký số, chữ ký điện tử, hóa đơn điện tử hãy liên hệ với chúng tôi nhé.