Hướng dẫn làm thủ tục chốt sổ BHXH và nộp hồ sơ thông báo chốt sổ Bảo hiểm xã hội

Khi người lao động xin nghỉ việc tại công ty, doanh nghiệp của mình có nhiệm vụ thông báo và làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội, tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lúng túng trong các bước thực hiện.

Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị thủ tục và thực hiện dễ dàng hơn.

Hồ sơ báo chốt bảo hiểm xã hội

Thủ tục chốt sổ BHXH khi người lao động xin nghỉ việc tại công ty, thủ tục chốt sổ rất đơn giản. Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ gồm:

• Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 301, số lượng 2 bản
• Tờ bìa sổ BHXH
• Các tờ rời của sổ ( nếu có, trường hợp người lao động đã tham gia BHXH nhiều lần).
• Đơn đề nghị của người tham gia theo mẫu D01-TS, số lượng 1 bản

Trong quá trình này thì người sử dụng lao động phải thanh toán hết số tiền đóng BHXH cho người lao động, nếu không thì quy trình sẽ dừng lại và BHXH sẽ mặc định người lao động còn tham gia BHXH tại công ty và số tiền đóng BHXH vẫn được BHXH cập nhật bình thường. Khi nào hoàn thành hồ sơ cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tự trừ lại số tiền phải đóng.

Đọc thêm:

• Cẩm nang quy định về bảo hiểm xã hội
• Hướng dẫn cách tra cứu bảo hiểm xã hội nhanh và chuẩn xác nhất
• Hướng dẫn đăng ký giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử qua mạng KBHXH
• Đường dây nóng hỗ trợ BHXH điện tử của BHXH Thành Phố Hồ Chí Minh

Hình thức nộp hồ sơ báo chốt sổ bảo hiểm xã hội

Nộp hồ sơ theo 2 hình thức: Qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH mà công ty đặt trụ sở chính. (tùy quận/huyện). Thời hạn giải quyết hồ sơ báo chốt là 7 ngày kể từ ngày chốt sổ, khi chốt xong, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ gửi trả lại sổ BHXH và tờ rời sổ (nếu có) cho người lao động.

Tuy nhiên trước khi báo chốt thì doanh nghiệp phải tiến hành báo giảm lao động trước, thủ tục báo giảm gồm:

• Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 103, số lượng 1 bản
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT theo mẫu D02-TS, số lượng 1 bản
• Thẻ BHYT (nếu còn hạn sử dụng), 1 bản 1 người
• Quyết định/ Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động bản sao, 1 bản 1 người

Có thể nộp hồ sơ qua mạng (nếu không đính kèm thẻ BHYT còn hạn), qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp (tùy quận huyện) tại cơ quan BHXH mà công ty đặt trụ sở chính. Thời gian giải quyết hồ sơ là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Lưu ý: Nếu thực hiện báo giảm và báo chốt cho người lao động luôn thì người sử dụng lao động chỉ cần nộp 2 loại hồ sơ này 1 lần, BHXH sẽ giải quyết 2 bước này nếu hồ sơ hợp lệ và đã thanh toán hết tất cả tiền đóng BHXH.

Khi người lao động thôi việc tại công ty thì trong vòng 7 ngày phải nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH (chậm nhất là đến 30 ngày), nếu báo giảm và báo chốt sổ trễ hơn so với thời gian nghỉ thực tế thì sẽ bị truy thu lãi suất chậm nộp hồ sơ theo quy định của BHXH.

Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nộp hồ sơ thông báo chốt sổ BHXH đúng quy định. Chúc quý doanh nghiệp kinh doanh thắng lợi.