Hướng dẫn làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Đa phần các công ty mới thành lập hoặc là công ty chuẩn bị chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Thì hầu như đều gặp khó khăn trong việc lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng.

Hiểu được vấn đề đó, hôm nay Chukysotphcm sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết qua bài viết này.

Một số thông tin cơ bản trước khi tiến hành chuẩn bị hồ sơ

Theo Khoản 3 điều 1 của Thông tư 37/2017/TT-BTC đã quy định như sau:

“Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu đều phải được gửi đến Cơ quan thuế quản lý. Chậm nhất là 2 ngày trước khi các tổ chức kinh doanh đó bắt đầu sử dụng hóa đơn”.

Như vậy thì doanh nghiệp của bạn phải gửi cả thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu ngay trong lần đầu. Trong đó, mẫu hóa đơn gửi sẽ được sử dụng khi bán hàng hóa và dịch vụ trong suốt khoảng thời gian sử dụng hóa đơn.

Cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm hướng dẫn cho tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập thông báo phát hành hóa đơn đối với các hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

Nếu như Cơ quan thuế nhận thấy thông báo phát hành hóa đơn của doanh nghiệp đó không đủ nội dung theo quy định. Thì trong thời hạn 2 ngày làm việc (tính từ thời điểm nhận được thông báo) sẽ có văn bản thông báo đến các tổ chức, doanh nghiệp đó. Lúc này, doanh nghiệp đó cần phải điều chỉnh và gửi lại bản thông báo mới.

Trên đây là những thông tin sơ bộ về quy trình lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Còn ngay bây giờ, chúng ta hãy cùng nhau đi đến phần chuẩn bị hồ sơ cho việc lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng.

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm những gì?

1. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Đây là mẫu phiếu dành riêng cho việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp.

Theo quy định thì bạn cần phải điền đầy đủ thông tin vào Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm Thông tư 32/2011/TT-BTC.

2. Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Tương tự phía trên, mẫu THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ nằm trong Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Các thông tin cần điền vào bao gồm:

+ Tên công ty.

+ Mã số thuế công ty.

+ Địa chỉ trụ sở chính công ty.

+ Số điện thoại liên hệ.

+ Các loại hóa đơn phát hành (Hóa đơn GTGT…).

+ Tên Cơ quan thuế tiếp nhận thông báo (Là Cơ quan thuế mà bạn nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Ví dụ: Chi cục thuế Quận 1).

3. Hóa đơn điện tử mẫu

Đây là mẫu hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp của bạn sẽ dùng để xuất hóa đơn trong mỗi lần bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ trong suốt khoảng thời gian sử dụng hóa đơn.

Chính vì vậy, nếu như doanh nghiệp của bạn muốn hóa đơn điện tử đại diện cho công ty có được tính thẩm mỹ thì hãy lựa chọn ngay lấy một mẫu hóa đơn thật đẹp và phù hợp nhé.

Đó là 3 nội dung cần thiết mà các bạn cần chuẩn bị trước khi đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng.

Một số lưu ý cho các bạn:

– Hóa đơn mẫu cùng với mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử phải được scan chung vào 1 bản dưới dạng file word.

– Cần phải chuẩn bị thêm 1 bản mẫu thông báo phát hành hóa đơn có định dạng đuôi .xml

– Phải chuẩn bị chữ ký số để ký điện tử.

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, Mời các bạn cùng đến với bước Thông báo phát hành hóa đơn nhé.

Các bước lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Các bước để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

Bước 1: Lấy bản thông báo phát hành hóa đơn điện tử dưới định dạng XML thông qua HTKK.

Đăng nhập vào phần mềm HTKK: Vào Hóa đơn > Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)

Điền đầy đủ thông tin và ấn kết xuất XML các bạn nhé.

Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Để đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng, các bạn cần truy cập vào trang web Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế tại: nhantokhai.gdt.gov.vn

Sau khi đăng nhập bằng tài khoản thông qua mã số thuế doanh nghiệp, bạn hãy lựa chọn Tài khoản > Đăng ký thêm tờ khai.

Lưu ý: ngày bắt đầu sử dụng sẽ là sau 2 ngày làm việc kể từ ngày thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Sau khi điền xong, bạn tích chọn vào Thông báo phát hành hóa đơn và ấn Tiếp tục.

Sau đó, bạn nộp Thông báo phát hành hóa đơn bằng cách nhấp vào mục “Nộp tờ khai” và tải lên file thông báo định dạng XML đã tải về trước đó.

Công việc nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử cũng tương tự như việc nộp tờ khai thuế GTGT.

Bước 3: Nộp quyết định sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu bản file word.

Lưu ý là 3 bản mẫu trên phải được scan với định dạng word bạn nhé.

Sau bước 2, thì vẫn ở trên cổng thông tin điện tử nhantokhai.gdt.gov.vn, bạn chọn vào chuyên mục: Tra cứu.

Ở dòng Tờ khai, bạn lựa chọn TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn.

Sau 2 ngày làm việc nữa, bạn có thể quay lại kiểm tra xem hóa đơn đã được phát hành chưa để sử dụng.

Bằng cách truy cập vào website: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html để kiểm tra hóa đơn xem đã có đầy đủ thông tin chưa (nếu có là đã được phép sử dụng rồi đấy). Còn nếu chưa có kết quả thì bạn nên in ra ngay một bản cứng để gửi trực tiếp đến Cơ quan thuế.

Như vậy là bạn đã hoàn thành toàn bộ thủ tục lập, đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng lần đầu rồi đấy.

Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2

Nếu doanh nghiệp, tổ chức của bạn đã từng lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu. Thì ở lần thứ 2, mọi việc sẽ đơn giản hơn nhiều.

Nếu như không có sự thay đổi về nội dung hoặc hình thức mẫu hóa đơn thì bạn sẽ không cần phải gửi kèm theo hóa đơn mẫu. Thay vào đó, bạn chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn.

Các bước còn lại làm tương tự thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu. Nếu còn vấn đề gì chưa hiểu, cần giải đáp và tư vấn hãy liên hệ với Chukysotphcm bạn nhé!