7 Quy định mới nhất về hóa đơn điện tử năm 2022

Bài viết này chukysotphcm.net chia sẻ đến bạn đọc 7 quy định về hóa đơn điện tử mới nhất hiện nay.

Hiện nay có 3 văn bản pháp luật quy định về hóa đơn điện tử bao gồm:

• Thông tư 32/2011/TT-BTC.
• Thông tư 68/2019/TT-BTC.
• Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Theo thông tư 68/2019/BTC chính thức được ban hành đã đánh dấu được số lượng con số văn bản pháp luật quy định về hóa đơn điện tử lên con số 3. Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 119/2018/NĐ-CP là 2 văn bản quy định trực tiếp và Thông tư 68 hướng dẫn thực hiện Nghị định 119.

Dưới đây sẽ là 7 quy định về hóa đơn điện tử được tổng hợp dựa theo các quy định trong Thông tư 32/2011, Thông tư 68/2019 của Bộ Tài chính và Nghị định 119/2018 của Chính phủ. Cùng xem nhé.

1. Nguyên tắc và điều kiện khi sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Điều 4 tại Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định,

Khi các doanh nghiệp bắt đầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy truyền thống; Cần phải đáp ứng đủ các điều kiện và tuân theo những nguyên tắc sử dụng như sau:

a. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Bên bán hàng cần có thông báo gửi qua cho bên mua bao gồm: Định dạng hóa đơn điện tử và cách thức truyền nhận hóa đơn giữa 2 bên. Trong đó, truyền nhận hóa đơn thông qua 2 hình thức gồm:

– Truyền nhận trực tiếp: Hóa đơn được truyền nhận trực tiếp từ hệ thống bên bán qua bên mua.

– Truyền nhận trung gian: Hóa đơn được truyền nhận thông qua hệ thống trung gian của đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Các bên liên quan bao gồm bên bán, bên mua và đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử trung gian(nếu có). Các đơn vị này sẽ tự thỏa thuận với nhau về những yêu cầu kỹ thuật cùng với điều kiện đảm bảo được tính toàn vẹn và bảo mật của hóa đơn điện tử.

Xem thêm:

• Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ?
• 18 Điều cơ bản cần biết về hóa đơn điện tử?
• Hóa đơn điện tử và những điều doanh nghiệp cần biết

b. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử tuy có nhiều lợi ích và được tối ưu. Tuy nhiên không phải muốn là có thể sử dụng. Để có thể sử dụng hóa đơn điện tử thì các tổ chức khởi tạo cần cần phải đảm bảo được những điều kiện sau đây:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử với Cơ quan thuế hoặc trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm hoặc đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin thỏa mãn được yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Sở hữu đội ngũ có thể xử lý được các yêu cầu về khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
• Sở hữu chữ ký điện tử hợp lệ theo quy định.
• Phải có phần mềm bán hàng hóa cùng các dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán. Đảm bảo được dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, dịch vụ có thể tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

– Sở hữu quy trình lưu trữ, sao lưu và khôi phục dữ liệu với chất lượng lưu trữ tối thiểu:

+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu có thể đáp ứng hoặc có thể chứng minh được tương thích cùng với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.

+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu để đảm bảo khi lỡ có gặp sự cố xảy ra.

2. Quy định về nội dung của hóa đơn điện tử

Cả 3 văn bản pháp quy trên đều có quy định về nội dung của hóa đơn điện tử. Cụ thể gồm:

Theo điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC, Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC cho biết,

Nội dung của hóa đơn điện tử bắt buộc phải có:

• Thứ 1: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu và số thứ tự hóa đơn.
• Trong đó, Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 – Thông tư số 153/2010/TT-BTC.
• Thứ 2: Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên bán.
• Thứ 3: Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên mua
• Thứ 4: Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền được ghi bằng cả số và chữ.
• Với hóa đơn điện tử là loại hóa đơn GTGT (giá trị gia tăng), dòng đơn giá là giá hàng chưa tính thuế GTGT, cần phải có thêm dòng thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán phải ghi bằng cả số và chữ.
• Thứ 5: Chữ ký số, chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của bên mua (nếu là đơn vị kế toán) và bên bán.
• Thứ 6: Thời điểm lập và gửi hóa đơn (ngày, tháng, năm).
• Thứ 7: Mã xác thực của CQT (Cơ quan thuế) nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực.

Ngoài ra cũng có 1 số trường hợp hóa đơn điện tử không đầy đủ các nội dung trên sẽ được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ tài chính.

Các trường hợp hóa đơn không cần đáp ứng đầy đủ nội dung theo quy định

1. Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của bên mua (bao gồm cả trường hợp bán hàng cho khách hàng ở nước ngoài).
2. Hóa đơn điện tử bán hàng ở trung tâm thương mại hay siêu thị thì không cần thiết phải có chữ ký số của người mua nếu họ là những cá nhân không kinh doanh.
3. Hóa đơn điện tử bán xăng dầu (nếu khách hàng là cá nhân không kinh doanh) thì không cần thiết phải có các chỉ tiêu thứ 1, thứ 3, thứ 5 và thuế suất thuế GTGT.
4. Nếu như hóa đơn điện tử là tem, vé và thẻ thì không nhất thiết phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của bên bán (trừ trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế); không cần phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, không cần có tiền thuế, thuế suất thuế GTGT. Nếu như tem, vé, thẻ điện tử đã có sẵn mệnh giá thì không cần có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
5. Đối với các chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh (nếu là hóa đơn điện tử). Thì không cần thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế GTGT, mã số thuế, địa chỉ của người mua, chữ ký số và chữ ký điện tử của người bán.
6. Trong trường hợp hóa đơn của các hoạt động xây dựng, lắp đặt, xây sửa nhà để bán có thu tiền theo tiến độ hoặc hợp đồng.Thì trên hóa đơn không cần thiết phải có các đơn vị tính, số lượng và đơn giá.
7. Đối với trường hợp hóa đơn là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử. Thì trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử sẽ thể hiện tên của người vận chuyển, phương tiện để vận chuyển, địa chỉ kho xuất hàng, kho nhập hàng thay vì là của người mua. Loại hóa đơn này cũng không cần phải có tiền thuế, thuế suất và tổng số tiền thanh toán.
8. Nếu như hóa đơn sử dụng trong thanh toán Interline giữa các hãng hàng không, được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì không cần phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế và chữ ký điện tử của người mua, đơn vị tính, số lượng cùng với đơn giá.

Quy định về chữ viết, chữ số và đồng tiền trên hóa đơn điện tử

• Chữ viết hiển thị trên hóa đơn điện tử phải là tiếng Việt. Một số trường hợp cần ghi thêm tiếng nước ngoài vào thì thực hiện theo quy định.
• Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả Rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.
• Đồng tiền thể hiện trên hóa đơn điện tử là đồng Việt Nam với ký hiệu quốc gia là “đ”.
  Nếu như không có quy định cụ thể giữa 2 bên về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử trong xuất khẩu thì mặc định ngôn ngữ trên hóa đơn sẽ là tiếng Anh.

Nếu như sử dụng dấu phẩy phân cách sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ; sử dụng dấu chấm sau hàng đơn vị để ghi chữ số sau hàng đơn vị hoặc ngược lại thì các tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại thông báo phát hành hóa đơn điện tử về nội dung này.

3. Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Trong khi sử dụng hóa đơn điện tử. Ít nhiều vẫn sẽ phát sinh các công việc yêu cầu phải sử dụng hóa đơn giấy để giải quyết. Và Bộ Tài chính cũng đưa ra các quy định về nguyên tắc và điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

4. Quy định về kiểm tra hóa đơn điện tử của các tổ chức bởi Cơ quan nhà nước

Theo Điều 13 Thông tư 32, Cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ có trách nhiệm thanh tra, kiểm tra và phát hiện, xử lý những vi phạm về hóa đơn điện tử trong hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Các tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng và cung ứng dịch vụ khi có thanh tra kiểm tra – cần phải có trách nhiệm cung cấp các dữ liệu về hóa đơn điện tử; cũng như các phương tiện để lưu trữ hóa đơn điện tử, các tài liệu theo quy định cho cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

Việc thanh tra và kiểm tra được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

Việc niêm phong, tạm giữ và tịch thu các phương tiện điện tử để khởi tạo hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 27/2007/NĐ-CP.

Trên đây là một số quy định về hóa đơn điện tử trong Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Tiếp theo để nắm bắt được những quy định khác; Cùng tìm hiểu thêm một số quy định về hóa đơn điện tử trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP qua nội dung kế tiếp.

5. Nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Điều 4, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, có 5 nguyên tắc mà các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp cần phải nắm rõ trước khi lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, đó là:

Nguyên tắc thứ 1

• Bên bán phải lập hóa đơn điện tử có mã (hoặc không có mã) của Cơ quan thuế (trừ các đối tượng được quy định trong khoản 6, Điều 12 cùng Nghị định 119/2018). Và giao cho bên mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và đầy đủ nội dung theo quy định, không phân biệt giá trị từng lần bán.
• Nếu như bên bán có sử dụng máy tính tiền khi bán hàng, thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan thuế.

Nguyên tắc thứ 2

• Việc đăng ký, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử khi giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ phải tuân theo các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán và thuế.

Nguyên tắc thứ 3

• Các dữ liệu của hóa đơn điện tử khi bán hàng và dịch vụ chính là cơ sở dữ liệu để phục vụ cho công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin cho các tổ chức cùng các cá nhân có liên quan.

Nguyên tắc thứ 4

• Việc cấp mã xác thực của Cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử sẽ dựa vào thông tin từng đối tượng lập hóa đơn. Trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn sẽ thuộc về cá nhân và tổ chức lập hóa đơn.

Nguyên tắc thứ 5

• Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới Cơ quan thuế cần phải đảm bảo theo các nguyên tắc:
• Có thể nhận biết được là hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan thuế.
• Không bắt buộc phải có chữ ký số.
• Các khoản chi để mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (bản sao chụp hóa đơn hoặc tra cứu thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

6. Quy định về thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Nghị định 119/2018/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực kể từ ngày 1/11/2018.

Theo Điều 35 của Nghị định này, thì chậm nhất đến ngày 1/11/2020, các cá nhân, tổ chức kinh doanh phải thực hiện việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Được áp dụng đối với toàn bộ các hộ, cá nhân, tổ chức kinh doanh, tổ chức kinh tế và các doanh nghiệp.

Như vậy có thể thấy, hạn cuối để các cá nhân, tổ chức kinh doanh chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử là ngày 1/11/2020.

Chính phủ và Bộ Tài chính ta cũng đã đưa ra lộ trình để chuyển đổi sang sử dụng hình thức hóa đơn điện tử.

Vậy thì các tổ chức đã phát hành thông báo sử dụng HĐĐT không có mã, các tổ chức thông phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự tin hay mua hóa đơn của cơ quan thuế và các tổ chức sự nghiệp công lập thì phải làm sao?

1. Đối với các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế hay là đã áp dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế trước ngày 1/11/2018 thì cứ tiếp tục sử dụng kể từ ngày Nghị định có hiệu lực thi hành thôi.
2. Với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế… đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự tin hay mua hóa đơn của Cơ quan thuế thì tiếp tục sử dụng cho đến ngày 31/10/2020.
3. Cũng có nghĩa là qua ngày 1/11/2020, tổ chức của bạn sẽ phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử như bao doanh nghiệp khác.
4. Và trong khi sử dụng hóa đơn bình thường cho đến trước ngày 01/11/2020; Các tổ chức cần phải tuân theo các quy định về hóa đơn trong Nghị định số 51/2010 và Nghị định số 04/2014 của Chính phủ.
5. Nếu Cơ quan thuế có gửi thông báo đến các doanh nghiệp để chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã; mà doanh nghiệp lại chưa đáp ứng đủ các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cần phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cho Cơ quan thuế theo Mẫu số 3 Phụ lục Nghị định 119/2018/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT.
6. Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập kể từ ngày 01/11/2018 – 31/10/2020. Nếu Cơ quan thuế gửi thông báo đến doanh nghiệp thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử thì các doanh nghiệp cần thực hiện theo hướng dẫn của Cơ quan thuế. Trong trường hợp nếu như doanh nghiệp chưa đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng hóa đơn điện tử thì thực hiện như phần (4) ở trên.
7. Các tổ chức công lập (cơ sở giáo dục và y tế công lập) đang sử dụng phiếu thu tiền thì vẫn tiếp tục sử dụng như trước và dần chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử theo đúng lộ trình của Bộ Tài chính.

7. Quy định về các trường hợp được cấp hóa đơn điện tử miễn phí

Các trường hợp sẽ được Tổng cục thuế cung cấp hóa đơn điện tử có mã xác thực miễn phí bao gồm:

1. Các tổ chức, doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ – cá nhân kinh doanh đang hoạt động tại địa phương có điều kiện kinh tế khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn.
2. Các tổ chức/doanh nghiệp nhỏ và vừa – khởi nghiệp sáng tạo theo quy định của pháp luật. Các hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi lên từ doanh nghiệp (không tính các trường hợp số 1 phía trên) trong kỳ hạn 12 tháng kể từ ngày thành lập doanh nghiệp.
3. Hộ/cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nông – lâm – thủy sản, công nghiệp, xây dựng có doanh thu năm liền trước đạt 3 tỷ đồng hoặc lĩnh vực thương mại, dịch vụ có doanh thu từ 10 tỷ đồng trong khoảng 12 tháng từ ngày áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
4. Doanh nghiệp vừa và nhỏ được đề nghị từ UBND tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương và theo quy định của Bộ Tài chính (không tính các doanh nghiệp hoạt động tại khu kinh tế, khu công nghiệp, công nghệ cao, …).
5. Một số trường hợp được khuyến khích theo quy định của Bộ Tài chính.

Trên đây là những quy định về hóa đơn điện tử mà chukysotphcm tổng hợp chính xác lại từ 2 văn bản pháp luật là Thông tư 32/2011 của Bộ Tài chính và Nghị định 119/2018 của Chính phủ.

Hy vọng sẽ giúp ích cho các bạn trong khi tìm hiểu về hóa đơn điện tử.