Hướng dẫn quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử

Nghị định 119/2018/NĐ-CP của chính phủ đã quy định rõ bắt đầu từ ngày 1/11/2020, tất cả các doanh nghiệp đều phải bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

Và việc nắm rõ những nguyên tắc, thủ tục và hướng dẫn trong việc chuyển đổi, sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc áp dụng và tuân thủ nghị định. Tất cả sẽ được nêu rõ trong bài viết dưới đây:

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Kể từ thời điểm doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức, cá nhân buộc phải thực hiện việc hủy những hóa đơn giấy còn tồn mà chưa được sử dụng theo quy định của Chính phủ.

Các tổ chức, cá nhân cung ứng dịch vụ hoặc bán hàng hóa phải có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử cho bên mua đã được lập theo đúng quy định. Về phương thức gửi và nhận hóa đơn sẽ thực hiện theo thỏa thuận mà người bán và người mua đã cam kết với nhau.

Với những tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn đơn điện tử: Trong trường hợp người mua dịch vụ đã lập hóa đơn điện tử đúng hạn theo quy định nhưng khi gửi đến cơ quan thuế không đúng thời hạn thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải chịu trách nhiệm.

Với những chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thì nó chỉ có giá trị lưu giữ để ghi số hay theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử.

Chúng hoàn toàn không có hiệu lực để giao dịch hay thanh toán. Tuy nhiên, với trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định thì vẫn được chấp nhận.

Với việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử thì tùy thuộc vào đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ, cơ quan, tổ chức cá nhân có quyền lựa chọn và áp dụng hình thức với phương tiện điện tử phù hợp. Chỉ cần việc lưu trữ đáp ứng đủ, đùng thời hạn theo pháp luật kế toán quy định là được.

Căn cứ theo Mẫu số 07, cơ quan thuế tiến hành rà soát và thông báo về việc thay đổi hình thức sử dụng hóa đơn điện tử như: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử.

Thủ tục đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục thuế
Trong thời gian 1 ngày kể từ khi nhận được đăng ký của tổ chức, cá nhân theo mẫu đăng ký số 1.

Cơ quan thuế có trách nhiệm trả lời lại với các tổ chức, cá nhân về việc có chấp nhận hay không việc sử dụng hóa đơn điện tử và hình thức sử dụng của doanh nghiệp đó theo mẫu số 2.

Những trường hợp sau tổ chức, cá nhân sẽ bị ngừng cấp mã hóa đơn/ ngừng sử dụng hóa đơn điện tử:
1. Người nộp thuế tạm ngừng hoạt động kinh doanh
2. Cơ quan thuế thực hiện việc cưỡng chế nợ thuế đối với doanh nghiệp bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn
3. Cơ quan thuế xác minh và thông báo người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ mà doanh nghiệp đã đăng ký
4. Người nộp thuế chấm dứt hiệu lực của mã số thuế
5. Các trường hợp khác do bộ tài chính quy định

Thủ tục lập hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là những hóa đơn sử dụng phần mềm lập hóa đơn điện tử để lập, ký số trên hóa đơn điện tử đó rồi gửi cho người mua.

Qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cần chuyển dữ liệu bên trong hóa đơn điện tử đã lập đế cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Trong trường hợp phát sinh lỗi ở Cổng thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần phải thông báo ngay có người mua dịch vụ đồng thời thông báo với cơ quan quản lý thuế để thực hiện theo đúng hướng dẫn của Tổng cục thuế.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị mình, thông qua trang thông tin điện tử của đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hay truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tiến hành lập hóa đơn điện tử.

Sau đó doanh nghiệp ký số, ký điện tử lên trên hóa đơn đã lập trước đó rồi gửi lại chúng cho cơ quan thuế để cấp mã. Doanh nghiệp có thể chuyển trực tiếp đến cơ quan thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để gửi.

Sau khi hóa đơn điện tử được cấp mã, doanh nghiệp gửi hóa đơn đã có mã cho người mua.

Trong trường hợp doanh nghiệp gặp sự cố thì cần thông báo ngay với cơ quan thuế để nhận được sự hỗ trợ từ cơ quan thuế trong việc xử lý sự cố.

Trong thời gian sự cố đang được xử lý mà doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì doanh nghiệp cần đến cơ quan thuế để được sử dụng.

Hủy hóa đơn điện tử có sai sót

Theo nguyên tắc, mọi trường hợp hóa đơn điện tử đã lập lên mà phát hiện có sai sót thì đều phải hủy đi theo quy định.

Với trường hợp sai sót trên hóa đơn điện tử thuộc về trách nhiệm của người mua thì cả hai bên người bán và người mua sẽ phải lập một văn bản thỏa thuận có ghi rõ những sai sót bên trong hóa đơn điện tử.

Còn nếu trường hợp sai sót trên hóa đơn điện tử thuộc về trách nhiệm của người bán thì người bán cần lập thông báo với người mua về việc hóa đơn điện tử có sai sót.

Trong trường hợp cơ quan thuế là đơn vị phát hiện ra sai sót sau khi hóa đơn điện tử đã được cấp mã hay sau khi nhận dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo theo mẫu số 05 đến người bán để người bán kiểm tra lại những sai sót đã được thông báo.

Và bắt buộc trong thời hạn 2 ngày kể từ ngày mà người bán nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán cần tiến hành hủy hóa đơn theo quy định.

Để hủy hóa đơn điện tử, người bán cần thực hiện theo thủ tục sau: gửi thông báo tới cơ quan thuế theo mẫu số 4 về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Đồng thời, bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng thủ tục để thay thế cho hóa đơn cũ đã lập bị sai và gửi lại cho người mua hóa đơn điện tử mới.

Một trong những công cụ hỗ trợ tối đa doanh nghiệp trong quản lý, tạo hóa đơn điện tử chính là phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice. Là phần mềm có khả năng kết nối sẵn sàng với các phần mềm khác của doanh nghiệp như kế toán, bán hàng… M-Invoice là cách tốt nhất giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng áp dụng việc sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy theo quy định của nhà nước.