Quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả với FPT.eInvoice

Bên cạnh việc sử dụng hóa đơn điện tử thì việc quản lý hóa đơn điện tử sao cho hiệu quả và an toàn cũng đang là vấn đề được các doanh nghiệp hết sức quan tâm.

Để giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý hóa đơn dễ dàng, FPT.einvoice có đầy đủ những tính năng ưu việt để cho người dùng không bận tâm nhiều trong quá trình quản lý sử dụng hóa đơn điện tử. Chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Tầm quan trọng của việc quản lý hóa đơn

Hóa đơn là chứng từ đặc biệt quan trọng cả trên phương diện quản lý tài chính doanh nghiệp và quản lý thuế của cơ quan nhà nước. Việc quản lý hóa đơn tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm được thời gian, nhân lực và chi phí cơ hội.
• Giúp quá trình tra cứu, tìm kiếm hóa đơn được nhanh chóng.
• Giúp việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được chính xác.
• Đảm bảo sự minh bạch cho doanh nghiệp.
• Tránh được các rủi ro về mất, cháy, hỏng hóa đơn.
• Tránh được các rủi ro pháp lý liên quan đến hóa đơn.

Đối với hóa đơn giấy, việc quản lý và tra cứu, báo cáo luôn tồn tại những bất cập khiến cho doanh nghiệp và người làm kế toán mất nhiều thời gian, tốn nhân lực và không mang lại hiệu quả.

Những bất cập này sẽ được giải quyết hoàn toàn nếu như doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Các cách để quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả với phần mềm hóa đơn điện tử FPT.eInvoice

Với phần mềm hóa đơn điện tử FPT.eInvoice, doanh nghiệp có thể quản lý hóa đơn điện tử một cách dễ dàng và hiệu quả. Nhờ vào các tính năng: tải hóa đơn điện tử đã phát hành dưới nhiều định dạng khác nhau; tra cứu tìm kiếm hóa đơn điện tử và cấu trúc hóa dữ liệu hóa đơn điện tử.

2.1-Tải hóa đơn điện tử đã phát hành

Khi sử dụng hóa đơn đơn điện tử của FPT.eInvoice, dữ liệu hóa đơn đã phát hành luôn được tự động lưu trữ trực tuyến trên hệ thống phần mềm để đảm bảo sự bảo mật và an toàn dữ liệu.

Tuy nhiên, nhằm phục vụ cho mục đích lưu trữ hóa đơn theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (10 năm), các doanh nghiệp có thể tải hóa đơn đã phát hành về máy tính.

Với các phần mềm hóa đơn điện tử thông thường, kế toán viên chỉ có thể tải file ở 1 số định dạng cố định như PDF hoặc XML. Tuy nhiên thì với hóa đơn điện tử FPT.eInvoice, kế toán có thể lựa chọn 5 định dạng tải hóa đơn bất kỳ (word, pdf, png, jpeg, xml). Hãy chắc chắn rằng máy tính của bạn đã được cài đặt sẵn các phần mềm office cơ bản như trên.

Ngoài ra,bạn có thể lựa chọn việc tải từng hóa đơn riêng lẻ hoặc tải hàng loạt hóa đơn.

2.2. Tra cứu, tìm kiếm hóa đơn điện tử

Chức năng này cho phép người dùng tra cứu, tìm kiếm các hóa đơn điện tử trên phần mềm để phục vụ cho công tác quản lý.

Việc tra cứu có thể được thực hiện theo tiêu chí được thiết lập sẵn như: Hóa đơn chưa phát hành, đang phát hành, phát hành lỗi, đã phát hành, … Hoặc có thể tìm kiếm theo các trường thông tin khác như: Ngày ghi hóa đơn, số hóa đơn, trạng thái phát hành, trạng thái gửi hóa đơn cho khách hàng, …

2.3. Cấu trúc hóa dữ liệu hóa đơn điện tử

So với các phần mềm hóa đơn điện tử trên thị trường hiện nay thì đây là một tính năng nổi trội của phần mềm FPT.eInvoice. Hóa đơn của doanh nghiệp sau khi được khởi tạo sẽ được lưu trữ dưới dạng trường thông tin riêng biệt bên cạnh việc lưu trữ toàn bộ file thông tin.

Chức năng này cho phép các kế toán có thể thực hiện các báo cáo thống kê hoặc báo cáo tài chính một cách dễ dàng, mà không cần mất công bóc tách dữ liệu trên từng hóa đơn.

Ngoài ra, chức năng này còn hỗ trợ phân quyền nội dung cho từng đối tượng trong doanh nghiệp: ví dụ như lãnh đạo hay kế toán, mỗi một vị trí công việc sẽ có quyền được xem thông tin giới hạn đến mức độ nào.

Chức năng này còn hỗ trợ việc hạn chế tối đa sai sót của kế toán trong quá trình thực hiện báo cáo; giúp cho lãnh đạo kiểm soát sau một cách chặt chẽ, minh bạch hơn.

Trên đây là những chia sẻ của chukysotphcm về việc quản lý hóa đơn hiệu quả hơn với FPT.eInvoice. Nếu cần hỗ trợ thêm các bạn hãy liên hệ với chukyso để được hỗ trợ tận tình, nhanh chóng nhất.