Hướng dẫn doanh nghiệp thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Hóa đơn điện tử là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp hỗ trợ một phần lớn cho sự phát triển của tổ chức. Vậy doanh nghiệp cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng như thế nào?

Tham khảo ngay bài viết sau đây của chúng tôi để biết rõ chi tiết.

1. Thời gian gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan Thuế.

Thông tư 32/2011/TT-BTC của Nhà nước quy định về: hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng Hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Theo quy định trước đây, trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử phải gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 5 ngày hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn phải được và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành.

Theo quy định từ ngày 12/6/2017: Theo khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC nêu rõ:

Trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử chậm nhất 2 ngày phải gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu.

Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.

Sau 02 ngày gửi thông báo phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng. Tổ chức kinh doanh bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn.

Xem thêm:

• Hướng dẫn làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
• 3 bước nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng lần đầu
• Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

2. Các bước chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng.

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

-Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Theo mẫu số 1, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định)

– Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định) – Hóa đơn mẫu do nhà phân phối giải pháp cung cấp.

Lưu ý:
– Quyết định sử dụng hóa đơn và hóa đơn mẫu phải là bản Scan và được đưa chung vào 1 bản dưới dạng word, đuôi file có dạng “.doc”
– Có thêm một bản thông báo phát hành định dạng “XML”
– Cần có chữ ký số để ký điện tử.

3. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng như thế nào?

Hướng dẫn các thao tác phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng:

3.1. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm HTKK

– Đăng nhập vào phần mềm HTKK: Hóa đơn (1) / Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) (2)
– Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành / Sau khi đã nhập xong các bạn bấm chọn: “Kết xuất XML”.

3.2. Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng.

– Đầu tiên truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn, sau đó đăng nhập vào hệ thống theo MST của doanh nghiệp đã được cung cấp trước đây.

– Tiếp đó, Chọn Tài khoản / Đăng ký thêm tờ khai.

Lưu ý: Sau 02 ngày kể từ ngày Thông báo phát hành hoá đơn điện tử là ngày bắt đầu sử dụng.

– Tiếp tục tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”, sau đó bấm chọn “Tiếp tục”

Sau khi đã đăng ký xong, Nộp Thông báo phát hành hóa đơn, vào mục “Nộp tờ khai”/ Tải lên fife thông báo “XML”
Việc nộp Thông báo phát hành hoá đơn điện tử giống như việc nộp Tờ khai thuế GTGT.

3.3. Nộp hóa đơn mẫu, quyết định sử dụng và thông báo phát hành bản word qua mạng

Doanh nghiệp cần phải SCAN Thông báo phát hành hoá đơn điện tử, hóa đơn mẫu mà bên nhà in cung cấp và Quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan Thuế cấp cho Doanh nghiệp, sau đó đính kèm trong File Word.

+ Sau khi doanh nghiệp đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên nhantokhai.gdt.gov.vn, vào mục: Tra cứu / TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn:

– Đính kèm file Word vào Thông báo Phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng. Sau đó chọn File Word hóa đơn mẫu để nộp, cuối cùng Ký nộp là hoàn thành.
Một vài điều doanh nghiệp cần lưu ý:

– Sau khi nộp xong, 2 ngày sau doanh nghiệp kiểm tra xem đã được phát hành hóa đơn điện tử chưa bằng cách:
Truy cập vào Website: tracuuhoadon. Nếu kết quả hóa đơn đã có đầy đủ thông tin thì doanh nghiệp được phép sử dụng. Nếu chưa có kết quả thì phải in bản cứng để lên nộp trực tiếp cho Cơ quan Thuế.

Từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì doanh nghiệp không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn.

– Để chắc chắn thông tin của doanh nghiệp đã được cơ quan thuế chấp thuận, sau 2 ngày doanh nghiệp kiểm tra thông tin trên trang: https://chukysotphcm.net/tra-cuu-hoa-don-dien-tu/

Để có hóa đơn điện tử mẫu và được sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần công cụ phần mềm hóa đơn điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp phải đăng ký với đơn vị cung cấp phần mềm để được triển khai sử dụng.

Các doanh nghiêp có thể tham khảo Chúng tôi – Đơn vị có 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính kế toán, kê khai thuế, hóa đơn điện tử,…Phần mềm meInvoice là sản phẩm hóa đơn điện tử, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian và xử lý các công việc liên quan đến hóa đơn dễ dàng nhất.

Trên đây là hướng dẫn của chúng tôi về cách doanh nghiệp thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng. Rất mong các doanh nghiệp thực hiện đúng để sử dụng hóa đơn điện tử thành công.