Sử dụng phần mềm Foxit Reader để ký số hợp đồng, văn bản, tài liệu file PDF

Chúng ta thường sử dụng phần mềm Foxit Reader để đọc các file tài liệu PDF. Vậy thì bạn đã nghe Sử dụng phần mềm Foxit Reader để ký số hợp đồng, văn bản, tài liệu file PDF hay chưa?

Cùng tìm hiểu cách sử dụng đó ra sao qua bài viết này của ChukysoTPHCM.

Giới thiệu về phần mềm

Foxit Reader là 1 phần mềm đọc file PDF đa ngôn ngữ của công ty phần mềm Foxit Software. Nó được ưa chuộng sử dụng bởi thời gian khởi động nhanh chóng và kích thước rất gọn nhẹ.

Phần mềm này có khả năng chạy được trên đa dạng nền tảng hệ điều hành như Windows, Mac và Linux.

Tính năng nổi bật nhất của Foxit Reader vẫn là hỗ trợ người dùng tạo, xem, chỉnh sửa, ký số và in các văn bản dưới dạng PDF.

Hiện nay, nếu muốn ký số được bất kỳ văn bản file PDF nào, thì người dùng cũng phải ký thông qua những phần mềm trung gian như Foxit Reader hoặc Adobe Reader hay Acrobat Reader.

Không chỉ đem lại tiện ích trong việc ký số, phần mềm này còn rất dễ sử dụng với giao diện cực kỳ đơn giản, thao tác nhanh chóng.

Hướng dẫn cài đặt Foxit Reader

Trước hết, để ký số được trên Foxit Reader, thì người dùng cần phải :

• Tải và cài đặt phần mềm Foxit Reader phiên bản 9.5.0 trở lên (tải miễn phí tại: https://www.foxit.com/pdf-reader/)
• Cài đặt chữ ký số USB token.

Sau khi hoàn tất cài đặt phần mềm Foxit Reader và chữ ký số, người dùng tiến hành ký số theo các bước hướng dẫn chi tiết sau:

Bước 1: Mở file bản Hợp đồng/ Bản khai định dạng PDF bằng phần mềm Foxit Reader.

Bước 2: Bạn chọn Protect với chức năng Sign & Certify -> chọn Place Signature … để tiến hành ký vào văn bản.

Bước 3: Chọn nơi chữ ký sẽ hiển thị.

Bước 4: Khi form có chứa thông tin chữ ký số xuất hiện, bạn chọn Sign

Bạn cần chú ý các mục sau:

• Sign as: Chọn Chữ ký phù hợp (tránh trường hợp có nhiều chữ ký đang được sử dụng).
• Reason: Chọn lý do ký văn bản phù hợp.

Lưu ý: Người dùng có thể tự thiết kế mẫu chữ ký cho phù hợp hoặc ngắn gọn với chức năng tại: Appearance Type -> Chọn Create New Style -> Sử dụng các lựa chọn có sẵn để tạo mẫu chữ ký cá nhân như mong muốn.

Bước 5: Hệ thống sẽ yêu cầu nhập vào tên file mới và nơi lưu trữ file sau khi đã ký số -> Chọn Save.

Bước 6: Xuất hiện hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu vào để truy xuất đến USB Token, nhập mật khẩu và nhấn Đăng nhập.

Bước 7: Nếu nhập đúng thông tin Mật khẩu của USB Token phần mềm sẽ ký số vào văn bản, thì sẽ thấy xuất hiện thông tin của người ký ngay tại nơi đã chọn sẽ ký vào ở bước 3. Lúc này các bước ký số đã được xem như là hoàn tất.

Bước 8: Kiểm tra lại văn bản đã được ký thành công hay chưa bằng cách ấn vào biểu tượng cây viết ở menu bên trái để xem lại thông tin chữ ký số vừa được ký vào văn bản.

Hoặc bạn có thể ấn trực tiếp vào chữ ký để xem chữ ký đã được xác thực và có giá trị hay không.

Hy vọng qua bài viết ChukysoTPHCM chia sẻ ở trên, giúp cho các chủ doanh nghiệp hay kế toán nắm được cách thức ký số các văn bản, hợp đồng, tài liệu file PDF bằng phần mềm hỗ trợ ký số Foxit Reader để có thể thực hiện được các giao dịch ký kết từ xa mọi lúc mọi nơi một cách thuận tiện và nhanh gọn nhất.