3 nguyên tắc xuất hóa đơn cực quan trọng doanh nghiệp cần nhớ

Bày viết này ChukysoTPHCM chia sẻ đến các bạn 3 nguyên tắc xuất hóa đơn dưới cực kỳ quan trọng, cần thiết. Để giúp cho doanh nghiệp tránh được những sai phạm không đáng có khi tiến hành lập và xuất hóa đơn. Cùng xem nhé.

1. Các văn bản luật liên quan tới lập và xuất hóa đơn

Để hiểu về các nguyên tắc xuất hóa đơn và áp dụng đúng kỹ thuật thì bạn cần nắm vững các văn bản luật liên quan đến lập và xuất hóa đơn.

Cụ thể, bạn cần lưu ý các văn bản luật như sau:

Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Nghị định số 04/2014/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP Ngày 14/5/2010 và Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi Thông tư 156/2013/TT-BTC, 111/2013/TT-BTC, 219/2013/TT-BTC, 08/2013/TT-BTC, 85/2011/TT-BTC, 39/2014/TT-BTC và Thông tư số 78/2014/TT-BTC để cải cách, đơn giản thủ tục hành chính về thuế.

Thông tư số 26/2015/TT-BTC hướng dẫn thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Thông tư số 32/2017/TT-BTTTT quy định về việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến và đảm bảo khả năng truy cập thuận tiện đối với trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử, cổng dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước.

Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Trong các văn bản trên, thì 3 Nghị định, thông tư mới ban hành bạn cần quan tâm nhiều hơn đó là: Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, Thông tư số 32/2017/TT-BTTTT và Thông tư số 68/2019/TT-BTC.

Đọc thêm:

• Không có hóa đơn đầu vào mà đã xuất hóa đơn đầu ra thì xử lý thế nào?
• Quy trình xuất hóa đơn điện tử như thế nào?
• Văn bản hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử đính kèm bảng kê

2. Top 3 nguyên tắc xuất hóa đơn quan trọng

2.1 Nguyên tắc xuất hóa đơn đối với hóa đơn GTGT

Về nguyên tắc xuất hóa đơn đối với các hóa đơn GTGT thì doanh nghiệp khi lập xuất hóa đơn phải đảm bảo những điều kiện sau:

• Đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Không được tẩy xóa, sửa chữa.
• Hóa đơn khi viết phải dùng chung màu mực, loại mực không phai, không sử dụng loại mực đỏ.
• Chữ số và chữ viết phải liên tục, không bị ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn.
• Hóa đơn được lập 1 lần thành nhiều liên, với nội dung thống nhất trên các liên có cùng 1 số và phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

2.2 Nguyên tắc về quy định các tiêu thức trên hóa đơn khi lập và xuất

Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ các tiêu thức nội dung như quy định pháp luật.

Cụ thể, theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ các nội dung cơ bản sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có MST).
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế.
• GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT.
• Tổng số tiền thanh toán.
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có).
• Thời điểm lập HĐDT.
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Ngoài ra, với một số trường hợp thì nội dung HĐDT có thể không cần đầy đủ theo quy định. Những trường hợp này sẽ thực hiện nội dung hóa đơn khi lập và được xuất theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính.

2.3 Nguyên tắc về xử lý đối với các hóa đơn bị sai sau khi đã xuất

Về nguyên tắc xuất hóa đơn đối với các trường hợp bị sai sót sau khi đã xuất sẽ được xử lý tượng tự các trường hợp cụ thể quy định dưới đây.

Trường hợp 1:

Hóa đơn điện tử đã xuất và gửi đến cho người mua nhưng chưa giao hàng hoặc đã giao nhưng người mua chưa kê khai thuế

– Với các hóa đơn điện tử đã xuất và và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, khi gặp sai sót thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.

– Với các hóa đơn điện tử đã xuất và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, thì khi phát hiện sai sót cũng sẽ chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.

Lưu ý:

Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực phải theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận.

Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ để phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi đến cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

Trường hợp 2:

Hóa đơn đã lập và gửi đến cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế

Đối với trường hợp này thì sau khi phát hiện sai sót; người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ những sai sót đó. Đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót cho phù hợp.

Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…

Căn cứ vào hoá đơn điện tử đã điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Như vậy là ChukysoTPHCM đã thông tin đến các bạn 3 nguyên tắc xuất hóa đơn cực kỳ quan trọng cho các doanh nghiệp nắm rõ. Nếu còn thắc mắc cần tư vấn về hóa đơn điện tử các bạn hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhé.