Bên bán có cần lưu trữ hóa đơn điện tử không?

Bạn hỏi: Mình đang là doanh nghiệp bán các mặt hàng vật liệu xây dựng. Vậy thì, khi phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng rồi thì mình có cần phải lưu trữ hóa đơn không và lưu trữ trong thời gian là bao lâu?

ChukysoTPHCM trả lời:

Chào bạn, đối với các doanh nghiệp với tư cách là bên bán thì cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử bạn nhé. Doanh nghiệp khi phát hành hóa đơn điện tử cần lưu trữ tập trung và cung cấp hóa đơn cho khách hàng bất cứ khi nào là điều bắt buộc,căn cứ theo Luật kế toán thì thời hạn lưu trữ hóa đơn là tối thiểu 10 năm bạn nhé.

Bên dưới đây là cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định cùng một số điều kiện kèm theo khi lưu trữ dữ liệu HDDT dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Hóa đơn điện tử có một lợi thế vượt trội hơn hóa đơn giấy đó là có thể lưu trữ ở dạng dữ liệu điện tử.

Tuy nhiên cũng đừng chủ quan rằng nó không bị mất hay hỏng hóc. Các doanh nghiệp cũng cần phải đáp ứng một số điều kiện và tuân theo nguyên tắc lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định và cơ sở pháp lý.

Theo Thông tư 32/2011 của Bộ Tài chính và Nghị định 119/2018 của Chính phủ có một số điều khoản quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử, cụ thể qua phần tiếp sau đây.

Đọc thêm:

• Về việc thực hiện hóa đơn điện tử
• Mẫu Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử
• Hóa đơn điện tử và những điều doanh nghiệp cần biết

Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật

Theo Khoản 1, Điều 11 của Thông tư 32/2011-TT-BTC,

Người bán, người mua hàng hóa và sử dụng dịch vụ khi dùng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời gian quy định của Luật kế toán.

Đối với các trường hợp HDDT được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn tương tự trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và các tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, cần phải sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật lưu trữ tin bao gồm: Bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD/DVD, đĩa cứng gắn ngoài, gắn trong.

Hoặc cũng có thể sao lưu trực tuyến để bảo vệ được dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Theo Khoản 1, 2, 3, Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP,

Khoản 1: Hóa đơn điện tử cần phải được bảo quản và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử.

Khoản 2: Các cơ quan, tổ chức và cá nhân được phép lựa chọn và áp dụng các hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp dựa theo tính chất đặc thù và khả năng về công nghệ của mình.

Khoản 3: Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần phải đảm bảo 3 yếu tố sau:

Đảm bảo về tính an toàn, độ bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi hay sai lệch trong toàn bộ thời gian lưu trữ.

Lưu trữ đúng và đủ thời hạn quy định trong Luật kế toán.

Có thể in được ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu.

Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu

Trước khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần phải chú ý đảm bảo các điều kiện sau đây:

– Nội dung, thông tin hóa đơn điện tử có thể truy cập vào và có thể tham chiếu, sử dụng khi cần thiết.

– Được lưu đúng định dạng mà khi hóa đơn được khởi tạo – gửi và nhận hoặc trong định dạng cho phép.

– Được lưu trữ theo một hình thức nhất định, xác định được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.

– Đảm bảo được sự tin cậy về tính toàn vẹn của các thông tin trên hóa đơn điện tử từ khi tạo ra.

Lưu ý: Trong quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử, hệ thống của doanh nghiệp bạn vẫn có thể bị mất bởi dữ liệu bị xóa, virus xâm nhập máy tính hoặc máy tính bị hỏng ổ cứng.

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần thiết phải lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có hệ thống bảo mật an toàn tuyệt đối.

Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử thường được lưu trữ ngay trên các thiết bị có khả năng ghi nhớ thông tin hoặc lưu trữ trực tuyến ngay sau khi được khởi tạo.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử:

– Các doanh nghiệp thuộc bên bán hoặc bên mua hàng sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Khi lập các báo cáo tài chính cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn đã quy định trong luật kế toán (thời hạn 10 năm).

Nếu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian đó cũng phải thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn tương đương.

– Các doanh nghiệp thuộc bên bán hoặc bên mua là đơn vị kế toán hoặc tổ chức trung gian cung cấp các giải pháp hóa đơn điện tử. Sẽ phải sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các thiết bị mang tin như bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD, DVD, đĩa cứng gắn ngoài, gắn trong hoặc thực hiện việc sao lưu trực tuyến để lưu trữ và bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Một số lỗi xử phạt tiền liên quan đến lưu trữ hóa đơn

Các lỗi vi phạm và mức xử phạt tiền về lưu trữ và bảo quản hóa đơn ngày càng được Nhà nước siết chặt và khắt khe hơn.

Chính vì vậy mà những người làm kế toán cần phải chú ý hơn trong công tác lưu trữ và bảo quản hóa đơn nếu không muốn vi phạm và phải chịu xử phạt nặng về vấn đề này.

Dưới đây là một số lỗi và mức xử phạt khi làm mất hay cháy hỏng hóa đơn:

• Phạt tiền từ 6 – 18 triệu đồng đối với các hóa đơn GTGT chưa làm thông báo phát hành hóa đơn nếu khai báo với Cơ quan thuế sau ngày thứ 10.
• Phạt tiền từ 6 – 8 triệu đồng đối với hóa đơn GTGT đã mua từ Cơ quan thuế nhưng chưa lập khai báo với Cơ quan thuế sau ngày thứ 10.
• Phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng đối với hóa đơn GTGT nếu làm mất, cháy hỏng liên 2 (liên giao cho người mua) nhưng người mua chưa nhận được (dù cho hóa đơn đó đã được lập hay chưa), không lập hóa đơn khi bán hàng hóa có giá trị thanh toán từ 200.000đ trở lên.
• Phạt tiền từ 20 – 50 triệu đồng nếu như sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Với những hạn chế trong việc bảo quản và lưu trữ hóa đơn giấy khiến cho không ít kế toán doanh nghiệp gặp phiền phức. Vì thế hóa đơn điện tử sẽ là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp trong thời điểm này.

Nó vừa có thể đáp ứng quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử của nhà nước vừa đem đến nhiều lợi ích đến cho doanh nghiệp.

Như vậy là ChukysoTPHCM đã giải đáp thắc mắc cho bạn đọc về vấn đề lưu trữ hóa đơn điện tử và các thông tin liên quan. Nếu còn vấn đề thắc mắc về hóa đơn điện tử hãy liên hệ với chukyso để được tư vấn.