Cách Ký Chữ Ký Số EFY-CA Vào File Văn Bản Hợp Đồng, Bản Khai Với Phần Mềm Foxit Reader

Chữ ký số chính là điều kiện bắt buộc đối với các giao dịch của mọi doanh nghiệp trên môi trường điện tử. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn nhiều doanh nghiệp còn chưa sử dụng hoặc mới bắt đầu sử dụng chữ ký số nên không nắm rõ được cách sử dụng, cách ký chữ ký số EFY-CA vào file văn bản, hợp đồng với phần mềm Foxit Reader ra sao.

Vậy nên các bạn hãy xem hướng dẫn chi tiết qua nội dung bài này nhé.

1. Chữ ký số EFY và những điều cần biết

Chữ ký số EFY-CA là dịch vụ chứng thực chữ ký số được cung cấp bởi Công ty Cổ phần công nghệ tin học EFY Việt Nam – đơn vị có hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển các phần mềm ứng dụng.

Chữ ký số EFY-CA là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng thay cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện đối với các giao dịch điện tử qua mạng internet.

Chữ ký số EFY cung cấp các giải pháp ký số trong các lĩnh vực:

  • Kê khai và nộp Thuế điện tử.
  • Kê khai Hải quan điện tử.
  • Kê khai Bảo hiểm xã hội điện tử.
  • Quản lý hoá đơn điện tử.
  • Giao dịch Kho bạc nhà nước.
  • Các hoạt động giao dịch thương mại (thanh toán online, ký hợp đồng điện tử, gửi email…)

Với các loại hình: Chữ ký số Cá nhân, tổ chức, giải pháp tích hợp; Chứng thực số SSL; Chứng thư số CodeSigning

Hiện tại, EFY Việt Nam đang được Bộ Thông Tin và Truyền Thông cấp phép với 2 loại dịch vụ chữ ký số:

  • Chữ ký số sử dụng USB Token EFY-CA
  • Ký số từ xa không sử dụng USB Token EFY-eREMOTESIGNING

2. Điều kiện thực hiện ký chữ ký số EFY-CA vào file văn bản, hợp đồng, bản khai

Để thực hiện ký số vào file văn bản, hợp đồng, bản khai, người dùng cần phải đảm bảo được 2 yếu tố sau đây:

– Sử dụng phần mềm đọc file định dạng .PDF (trong hướng dẫn này sẽ sử dụng phần mềm Foxit Reader, các bạn có thể dùng các phần mềm đọc file định dạng .PDF khác đều được);

– Có chữ ký số (USB Token).

Nếu bạn chưa cài đặt phần mềm Foxit Reader bạn có thể Download phần mềm foxit reader tại địa chỉ: https://www.foxitsoftware.com/downloads/

Trong ô Foxit Reader và Click vào Free Download

Cach-ky-chu-ky-so-efy-ca-vao-file-van-ban-hop-dong-ban-khai-voi-phan-mem-foxit-reader-2

Sau khi tải xong, bạn tiến hành cài đặt phần mềm vào máy tính

Lưu ý:

Hiện Foxit Reader version < 9.5.0 sẽ không có chức năng ký số, vì vậy các bạn cần nâng cấp Foxit Reader lên version cao hơn bản 9.5.0 mới có hỗ trợ.

Ngoài ra Foxit reader chạy trên hệ điều hành MAC và Linux hiện tại cũng chưa hỗ trợ chức năng ký số.

3. Cách ký chữ ký số vào file văn bản, hợp đồng, bản khai

Để thực hiện ký số trên các file văn bản, hợp đồng, bản khai định dạng .PDF, người dùng cần tuân thủ thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Mở file bản Hợp đồng/ Bản khai định dạng PDF với phần mềm Foxit Reader.

Bước 2: Tại giao diện Foxit Reader chọn [Protect] với chức năng [Sign & Certify] -> chọn [Place Signature …] để tiến hành ký vào văn bản.

Cach-ky-chu-ky-so-efy-ca-vao-file-van-ban-hop-dong-ban-khai-voi-phan-mem-foxit-reader-3

Bước 3: Chọn nơi chữ ký sẽ hiển thị.

Sau khi chọn Place Signature… bây giờ người dùng hãy kẻ 1 khung hình vuông hoặc chữ nhật tùy thích ở chỗ tên giám đốc (chỗ đóng mộc đỏ). (Trên thực tế thì người dùng có thể kẻ khung để chữ ký ở đâu bất kì trên file PDF đều được.).

Cach-ky-chu-ky-so-efy-ca-vao-file-van-ban-hop-dong-ban-khai-voi-phan-mem-foxit-reader-4

Bước 4: Xuất hiện form có chứa thông tin chữ ký số, chọn Sign.

Cach-ky-chu-ky-so-efy-ca-vao-file-van-ban-hop-dong-ban-khai-voi-phan-mem-foxit-reader-5

Sau khi bấm Sign để ký số thì ứng dụng sẽ hỏi người dùng nơi lưu file sắp được ký (Người dùng lưu ở ổ đĩa hoặc thư mục bất kỳ nào tùy thích).

Lưu ý các mục:

Sign as: Chọn Chữ ký phù hợp (tránh trường hợp có nhiều chữ ký đang được dùng);

Reason: Chọn lý do ký văn bản phù hợp;

Cach-ky-chu-ky-so-efy-ca-vao-file-van-ban-hop-dong-ban-khai-voi-phan-mem-foxit-reader-6

Ngoài ra, bạn cũng có thể tự thiết kế mẫu chữ ký phù hợp hoặc ngắn gọn với chức năng tại:

[Appearance Type] -> Chọn [Create New Style] -> Sử dụng các lựa chọn có sẵn để tạo mẫu chữ ký đẹp theo mong muốn.

Cach-ky-chu-ky-so-efy-ca-vao-file-van-ban-hop-dong-ban-khai-voi-phan-mem-foxit-reader-7

Bước 5: Hệ thống sẽ yêu cầu nhập tên file mới và nơi lưu trữ file sau khi đã ký số -> Chọn [Save].

Bước 6: Xuất hiện hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu để truy xuất đến USB Token, nhập mật khẩu và nhấn [Đăng nhập].

Cach-ky-chu-ky-so-efy-ca-vao-file-van-ban-hop-dong-ban-khai-voi-phan-mem-foxit-reader-8

Bước 5: Hệ thống sẽ yêu cầu nhập tên file mới và nơi lưu trữ file sau khi đã ký số -> Chọn [Save].

Bước 6: Xuất hiện hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu để truy xuất đến USB Token, nhập mật khẩu và nhấn [Đăng nhập].

Chọn nơi lưu xong thì người dùng đợi TOKEN bắt đầu ký số file PDF và sau đó sẽ yêu cầu nhập mã pin token (Mặc định mọi token pass là: 12345678) nếu người dùng đã đổi mã pin token thì nhập theo mã pin đã đổi.

Bước 7: Nếu nhập đúng thông tin Mật khẩu của USB Token phần mềm sẽ ký số vào văn bản, các bạn sẽ thấy xuất hiện thông tin của bạn ngay tại nơi các bạn đã chọn sẽ ký vào ở bước 3, đến đây xem như là hoàn tất việc ký số vào file văn bản, hợp đồng, tờ khai.

Nếu có hiện lên thông báo gì người dùng chọn bấm [OK] là xong.

Bước 8: Người dùng có thể kiểm tra lại bằng cách bấm vào biểu tượng cây viết ở menu bên trái để xem lại thông tin chữ ký số vừa được ký vào văn bản.

Cach-ky-chu-ky-so-efy-ca-vao-file-van-ban-hop-dong-ban-khai-voi-phan-mem-foxit-reader-9

Ngoài ra, người dùng cũng có thể click trực tiếp vào chữ ký để xem chữ ký đã được xác thực và có giá trị hay không.

Như vậy là đã xong quá trình ký điện tử chữ ký số dạng offline 1 file PDF.

Trên đây là những hướng dẫn chi tiết cách ký chữ ký số EFY-CA trên văn bản, tờ khai, hợp đồng định dạng file PDF với phần mềm Foxit Reader mà Chukysotphcm chia sẻ đến các bạn. Nếu cần hỗ trợ thêm hãy liên hệ với Chukysotphcm.net để được hỗ trợ tận tình, nhanh chóng.

Contact Me on Zalo
0932780176