Hủy bỏ hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử như thế nào?

Bạn hỏi: Mình lập hóa đơn nhưng phát hiện ra bị sai thông tin khách hàng. Vì thế mình muốn hủy hóa đơn trên phần mềm nhưng lại quên mất cách hủy. Bạn hướng dẫn lại mình cách hủy hóa đơn dùm nhé!

Chukysotphcm trả lời: Chào bạn, việc xảy ra những sai sót trong quá trình lập hóa đơn là điều không thể tránh khỏi. Cho nên việc hủy hóa đơn sẽ là nghiệp vụ xử lý bạn thường gặp.

Đối với những bạn không sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Bài viết hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật chi tiết dưới đây sẽ dành cho các bạn.

Khái niệm về hủy hóa đơn điện tử

Trước tiên, hãy hiểu rõ về khái niệm hủy hóa đơn điện tử.

Theo khoản 3, Điều 11 của Thông tư 32/2011/TT-BTC có ghi rõ:

Hủy hóa đơn điện tử là thao tác làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng.

Và việc tiêu hủy hóa đơn điện tử chính là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham chiếu tới các thông tin được chứa trong nó.

Vậy thì, khi nào được phép hủy bỏ hóa đơn điện tử?

Hủy bỏ hóa đơn điện tử khi hết thời hạn lưu trữ

Theo Luật Kế toán, hóa đơn điện tử sẽ có 1 thời hạn lưu trữ nhất định (như hiện tại là 10 năm).

Và khi hết thời hạn lưu trữ đó, nếu không có các quyết định khác của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì doanh nghiệp sẽ được phép tiêu hủy.

Lưu ý:

• Việc hủy bỏ hóa đơn điện tử phải đảm bảo được tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa hủy.
• Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử cần phải đảm bảo hệ thống thông tin hoạt động bình thường.
• Thủ tục hủy hóa đơn điện tử được thực hiện tương tự như thủ tục hủy hóa đơn thường theo Nghị định 51/2010 của Chính phủ và Thông tư 53/2010 của Bộ Tài chính.

Nếu như 1 trong 2 bên bán hoặc bên mua làm mất hóa đơn điện tử. Thì nếu các bên liên quan còn lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu thì cần gửi yêu cầu tới bên liên quan gửi lại hóa đơn điện tử.

Cũng trong trường hợp trên, nếu như không thể liên lạc với các bên liên quan để được gửi lại hóa đơn thì bên bán hoặc bên mua cần phải báo cáo mất hóa đơn theo quy định trong Thông tư 53/2010 của Bộ Tài chính.

Hủy bỏ hóa đơn điện tử đã lập nhưng phát hiện có sai sót

Trong trường hợp này, thường đối với hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế.

Ngoài ra, có 3 trường hợp nhỏ khác bao gồm:

1. Trường hợp hóa đơn phát hiện sai sót khi chưa gửi cho bên mua

Hóa đơn điện tử có mã chưa gửi cho bên mua và phát hiện có sai sót. Thì bên bán sẽ thực hiện thông báo với Cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 119/2018 của Chính phủ về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.

Bên cạnh đó, bên bán cần phải lập hóa đơn điện tử mới, ký số và ký điện tử rồi gửi tới Cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập và gửi cho bên mua.

2. Trường hợp gửi cho bên mua rồi mới phát hiện ra có sai sót

Trường hợp này cần phải có văn bản thỏa thuận giữa 2 bên, ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót (nếu sai sót này do bên bán). Sau đó bên bán sẽ gửi thông báo đến Cơ quan thuế theo Mẫu số 4 phía trên.

Tương tự như vậy, bên bán sẽ thực hiện lập hóa đơn điện tử mới, ký số và ký điện tử rồi gửi tới Cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập rồi gửi cho bên mua.

3. Trường hợp Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai sót đã được cấp mã

Trường hợp này thì Cơ quan thuế sẽ thông báo cho bên bán theo Mẫu số 5 Phụ lục Nghị định 119/2018 để bên bán kiểm tra sai sót.

Bên bán cần thực hiện thông báo với Cơ quan thuế theo mẫu số 4 phía trên (trong thời hạn 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo).

Tiếp tục lập hóa đơn điện tử mới, ký số và ký điện tử, gửi tới Cơ quan thuế để cấp mã và gửi lại cho bên mua.

Tuy nhiên, các bạn cần lưu ý là:

• Chỉ hủy hóa đơn điện tử khi được sự đồng ý của cả 2 bên giao dịch (bên bán và bên mua) – Theo Khoản 1 – Điều 9 – Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Như vậy thì Chukysotphcm đã cung cấp các trường hợp được phép hủy hóa đơn điện tử cũng như cách hủy hóa đơn đúng quy định của pháp luật đến các bạn. Hy vọng sẽ giúp các bạn thực hiện hiệu quả và đúng với quy định của nhà nước.