Hướng dẫn nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng

Hôm nay chukysotphcm sẽ hướng dẫn nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng nhất. Khi tiến hành nộp hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn 1 trong 2 cách là nộp hồ sơ bằng văn bản giấy hoặc nộp bằng văn bản điện tử.

Cụ thể thế nào, xin mời xem qua bài viết này.

1. Điều kiện để các tổ chức, doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Nếu muốn nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, thì doanh nghiệp cần phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện của một tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử. Tại Khoản 2 Điều 4 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành đã quy định rất rõ các điều kiện yêu cầu với một tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử:

• Là đơn vị có đủ điều kiện và hiện đang thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế; hoặc là đơn vị có sử dụng các giao dịch điện tử trong các hoạt động ngân hàng.
• Đơn vị có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin và các thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
• Có đội ngũ nhân viên thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
• Có chữ ký điện tử đáp ứng đúng yêu cầu của quy định của pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng hoá và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu có thể tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) của kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
• + Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
• + Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

2. Yêu cầu với hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Sau khi đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện để có thể sử dụng hóa đơn điện tử. Các tổ chức, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Hồ sơ này được gọi là bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử và bao gồm những yêu cầu sau:

• Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1, phần Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32).
• Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 2, phần Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32).
• Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối giải pháp hóa đơn điện tử cung cấp).

Lưu ý rằng:

• Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử và Hoá đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc).
• Bạn cũng cần phải có thêm 01 bản thông báo phát hành ở định dạng XML.
• Chuẩn bị chữ ký số (Token) là điều không thể thiếu.

Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử khi đã hoàn tất sẽ được nộp lên cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan Thuế.

3. Cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy

Với hình thức nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy. Thì bạn cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ các bước như sau:

Bước 1: Lập hóa đơn mẫu

Để lập hóa đơn mẫu, bạn cần phải sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để khởi tạo mẫu hóa đơn. Bạn chỉ cần vào phần mềm và chọn “Khởi tạo mẫu hóa đơn” để có thể lập cho mình được hóa đơn mẫu đúng quy định.

Hoặc bạn chọn vào chức năng “Phát hành hóa đơn”, chọn tiếp “3.1 Khởi tạo hóa đơn” để có thể tạo hóa đơn mẫu mình cần.

Tiếp đó, bạn ký số lên mẫu hóa đơn và in ra bản giấy.

Lưu ý rằng, một số chi cục thuế sẽ yêu cầu cung cấp thêm bản thể hiện hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy. Khi này, kế toán sẽ phải nhấn chuyển đổi hóa đơn giấy và nhấn ký điện tử lên mẫu hóa đơn trước khi in ra bản giấy.

Bước 2: Lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Tổ chức, doanh nghiệp sẽ lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính.

Theo đó, trên giao diện phần mềm E-invoice, bạn chọn chức năng “Phát hành hóa đơn”, chọn tiếp “1.1 In quyết định sử dụng HĐĐT”.

Khi bản Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử được hiển thị, bạn hoàn tất thông tin rồi nhấn “In quyết định” ra giấy và tiến hành đóng dấu.

Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Lập mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. Sau đó cũng nhấn in ra giấy rồi ký và đóng dấu của doanh nghiệp.

Hoặc cách khác, bạn có thể vào trang web của Tổng Cục thuế ) để tạo Thông báo phát hành hóa đơn, rồi tải xuống và in ra giấy.

Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký

Sau khi hoàn thành xong 3 bước trên. Các tổ chức, doanh nghiệp lấy bộ hồ sơ hoàn chỉnh đã in ra thành bản giấy để nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

4. Cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử

Thực tế, cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử cũng không khác nhiều với bằng văn bản giấy. Cụ thể để nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử, bạn tiến hành theo các bước hướng dẫn sau:

Bước 1: Lập hóa đơn mẫu

Tổ chức, doanh nghiệp tiến hành khởi tạo mẫu hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Nếu đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn đăng nhập hệ thống, chọn chức năng “Phát hành hóa đơn”, chọn tiếp “3.1 Khởi tạo hóa đơn” để có thể tạo hóa đơn mẫu mình cần.

Sau khi tạo được hóa đơn mẫu, bạn cần tiến hành ký số lên hóa đơn mẫu rồi xuất ra file word và lưu lại vào thiết bị (máy tính) mình đang sử dụng. Theo đó, tên file nên đặt không dấu, ví dụ: Mau_hoa_don.

Bước 2: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được lập theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. Theo đó, bạn chọn chức năng “Phát hành hóa đơn”, chọn tiếp “1.1 In quyết định sử dụng HĐĐT”.

Khi bản Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử được hiển thị, bạn hoàn tất thông tin rồi nhấn “In quyết định”.

Tiếp theo sẽ scan màu ra file ảnh, chèn ảnh vào file word mới và lưu lại vào thiết bị mình đang sử dụng. Lưu ý cũng nên đặt tên file không dấu như: “Quyet_dinh_su_dung_hoa_don_dien_tu”.

Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử và nộp hồ sơ đăng ký

Sau khi đã hoàn thành xong 2 bước trên, bạn tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn và nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử theo 1 trong 2 cách sau:

Nộp hồ sơ trực tuyến trên trang của Tổng Cục thuế.

Nộp hồ sơ trên hệ thống phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK).

Đối với trường hợp lập thông báo phát hành hóa đơn và nộp hồ sơ trực tuyến trên trang của Tổng Cục thuế, bạn cần tiến hành như sau:

Truy cập vào trang Thuế điện tử của Tổng Cục thuế theo đường link: .

Đăng nhập vào hệ thống thuế điện tử để tiến hành kê khai, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Trong trường hợp nếu chưa là đăng ký tờ khai thì bạn chọn chức năng “Khai thuế”, chọn “Đăng ký tờ khai” và tiến hành các bước đăng ký tờ khai theo hướng dẫn của hệ thống.

Trường hợp nếu đã làm đăng ký tờ khai rồi thì bạn chọn chức năng Khai thuế”, chọn “Kê khai trực tuyến” để tiến hành kê khai.

Khi giao diện “Kê khai trực tuyến” xuất hiện, bạn chọn loại tờ khai là “TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn” ở mục “Tờ khai” và nhấn “Tiếp tục”.

Trên giao diện “Thông báo phát hành hóa đơn”, bạn điền tất cả các mục thông tin được yêu cầu rồi nhấn “Hoàn thành kê khai”.

Sau khi đã hoàn thành kê khai, bạn nhấn “Ký và nộp tờ khai” để hoàn tất bước này.

Bước 4: Tra cứu và gửi phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Để có thể hoàn tất việc nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần gửi phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm: Hóa đơn mẫu và Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.

Tiếp đó, bạn làm theo hướng dẫn sau:

• Chọn chức năng “Tra cứu”.
• Chọn loại tờ khai “TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn” tại mục “Tờ khai” rồi nhấn ô “Tra cứu”.

• Khi kết quả tra cứu hiển thị, trên cột “Gửi phụ lục”, bạn nhấp chuột vào biểu tượng tệp của đúng tờ Thông báo phát hành hóa đơn mình mới tiến hành để có thể gửi thêm phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Tiếp theo, bạn chọn loại “Phụ lục” cần gửi, rồi nhấn “Chọn tệp tờ khai” để có thể tải lên bản Hóa đơn mẫu và Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (đã lập và lưu file vào thiết bị trước đó).

Cuối cùng, bạn nhấn vào “Nộp tờ khai” để có thể hoàn thành bước 4 cũng như hoàn thành quy trình các bước nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Trên đây thì chukysotphcm đã hướng dẫn các bạn cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử nhanh chóng và chi tiết nhất. Chúc các bạn thực hiện thành công!