Hóa đơn điện tử và những điều doanh nghiệp cần biết

Thời đại công nghệ 4.0 đòi hỏi mỗi tổ chức cần thay đổi quy trình làm việc cũng như cách quản lí bộ máy của mình sao cho bắt kịp xu hướng công nghệ mới.

Hóa đơn điện tử là một giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp ngày nay. Chính phủ đã đưa ra quy định từ ngày 1/11/2018, bắt buộc các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Vậy mỗi doanh nghiệp đã hiểu như thế nào về hóa đơn điện tử? Hãy tham khảo ngay bài viết sau đây để có cái nhìn tổng quát nhất về vấn đề này.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Thông tư 32/2011/T – BTC:

Hóa đơn điện tử bao gồm các thông điệp dữ liệu điện tử về buôn bán hàng hóa, cung cấp các dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lí bằng các phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập và xử lí trên hệ thống máy tính của tổ chức, doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về các giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn xuất khẩu, các loại hóa đơn khác như: phiếu thu bảo hiểm, vé, thẻ, tem, chứng từ vận tải quốc tế, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu phí dịch vụ của ngân hàng…Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử phải đảm bảo các nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình độ thời gian, mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng 1 lần duy nhất.

Hóa đơn đã được lập dưới dạng giấy và được xử lí, truyền hoặc lưu trữ bằng các phương tiện điện tử thì không được xem là hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử sẽ có giá trị pháp lí nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện như sau:

– Các thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn từ khi thông tin được tạo ra và ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

– Chỉ tiêu để đánh giá thông tin toàn vẹn là: ngoài các thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử, thông tin phải còn đầy đủ và chưa bị thay đổi bất cứ gì.

– Các thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Hóa đơn điện tử phải đầy đủ các nội dung sau:

– Tên hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu theo quy định tại Phụ lục 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán sản phẩm, dịch vụ.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua sản phẩm, dịch vụ.

– Tên hàng hóa, dịch vụ cung cấp, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn gía là giá chưa tính thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, số tiền thuế giá trị gia tăng và thành tiền tổng số tiền vừa ghi bằng số, vừa ghi bằng chữ.

– Ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn, chữ ký điện tử của người bán, chữ kí điện tử của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán theo quy định của pháp luật.

– Hóa đơn điện tử được biểu đạt bằng tiếng Việt. Trong trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong dấu ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên từ 0 đến 9, sau chữ số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ, hàng nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu (.); nếu có ghi chữ số đằng sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu (,) sau chữ số hàng đơn vị.

Bài viết liên quan:

• Hướng dẫn quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử
• 5 Bước hướng dẫn kê khai, nộp tờ khai thuế trên hệ thống iHTKK
• Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
• Xử lý hóa đơn điện tử sai sót
• Làm thế nào để tra cứu hóa đơn điện tử GTGT hợp pháp? Cách phân biệt HĐĐT thật giả?
• Hướng dẫn nộp tờ khai – Kê khai thuế qua mạng nhanh chóng nhất

2. Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì?

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của tổng cục thuế.

Đối với Hóa đơn điện tử có mã xác thực, khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn. Doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng loại hóa đơn điện tử này.

3. Điều kiện để một tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử.

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC: Người bán khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:

a, Người bán là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế, hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

b, Tổ chức kinh tế có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tải thông tin, hệ thống cơ sở hạ tầng đáp ứng được các yêu cầu như: khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

c, Tổ chức kinh tế có đội ngũ nhân sự có đủ trình độ, có đủ khả năng để thực hiện các công việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định.

d, Tổ chức kinh tế có chữ ký điện tử đúng chuẩn theo quy định của pháp luật.

e, Tổ chức kinh tế có phần mềm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có kết nối với các phần mềm kế toán. Đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng, cung cấp dịch vụ.

f, Tổ chức kinh tế có các quy trình sao lưu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu về chất lượng, bao gồm:

– Hệ thống lưu trữ dữ liệu tương thích với các quy định về hệ thống lưu trữ dữ liệu.

– Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu nếu hệ thống bất ngờ gặp sự cố.

4. Điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC: Tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn điện tử phải đáp ứng được các yêu cầu sau:

– Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam, có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư, hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

– Doanh nghiệp có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định của pháp luật.

– Tổ chức đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.

– Doanh nghiệp có hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị, bộ phận kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.

– Tổ chức có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên mạng internet để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu hóa đơn điện tử trao đổi giữa các bên liên quan.

– Doanh nghiệp có các quy trình và thực hiện sao lưu, sao lưu trực tuyến, khôi phục dữ liệu; có các biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu liên quan đến hóa đơn điện tử hiệu quả.

– Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.

– Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế các nội dung như sau: danh sách các doanh nghiệp có sử dụng hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự).

5. Thủ tục để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử, các tổ chức cần phải:

Bước 1: Đưa ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.

Bước 2: Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử.

Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu của Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Bước 4: Gửi văn bản giấy hoặc văn bản điện tử đến cơ quan thuế quản lí trực tiếp.

Trước khi làm bộ hồ sơ, tổ chức, doanh nghiệp nên tham khảo xem Chi cục Thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào để chuẩn bị phù hợp.

Các doanh nghiệp thực hiện 2 bước sau để sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 1: Lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm Chúng tôi SME.NET hoặc phần mềm AMIS.VN – Kế toán

Bước 2: Nộp hồ sơ cho Cơ quan Thuế theo yêu cầu.

Lưu ý: Sau 2 ngày gửi thông báo, nếu không nhận được phản hồi của Cơ quan Thuế, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo phát hành.

6. Giải đáp: Hóa đơn điện tử có liên không

Trả lời: Hóa đơn điện tử không có liên. Các bên liên quan là bên bán (phát hành đơn), bên mua (tiếp nhận đơn) và Cơ quan thuế chỉ dùng 1 hóa đơn điện tử duy nhất.

7. Các cách khách hàng nhận hóa đơn điện tử.

Cách 1: Gửi trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử hai bên thỏa thuận. Có thể gửi qua email, SMS…

Cách 2: Gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn điện tử.

8. Tìm hiểu về chữ ký điện tử và chứng thư số

8.1. Chữ ký điện tử

– Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm dữ liệu. Dữ liệu ở đây có thể là văn bản, hình ảnh, video,…Mục đích của chữ ký số để xác định người chủ của dữ liệu đó.

– Chữ ký điện tử là một phần không thể thiếu của hóa đơn điện tử, giúp xác thực hóa đơn đó là của đơn vị nào phát hành.

– Chứng thư điện tử là dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành, giúp xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là chủ của chữ ký điện tử.

– Chứng thư điện tử sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử, nhằm:

+ Đảm bảo chống người chối từ chối.

+ Đảm bảo sự an toàn cho hóa đơn điện tử trong quá trình lưu trữ và truyền nhận.

– Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực và có thể bị nhà cung cấp dịch vụ chứng thư điện tử hủy bỏ hoặc thu hồi.

8.2. Chứng thư số

Chứng thư số là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức dịch vụ chứng thực chứ ký số cấp.

Chứng thư số giúp nhận diện một cá nhân, một máy chủ hoặc một vài đối tượng khác và gắn định danh đối tượng đó với một khóa công khai, khóa này được cấp bởi các tổ chức có thẩm quyền xác nhận định danh và cấp các chứng thư số.

Chứng thư số được tạo bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực, trong đó chứa khóa công khai của người dùng theo chuẩn X.509.

9. Trả lời câu hỏi: Người mua có cần thực hiện chữ ký số vào hóa đơn điện tử không?

– Đối với khách hàng là cá nhân, không sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần ký điện tử vào hóa đơn điện tử.

– Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử.

– Đối với các loại hóa đơn mua hàng như: hóa đơn điện, nước, viễn thông …khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn có giá trị pháp lý và được cơ quan Thuế chấp nhận.

10. Bên mua kê khai Thuế như thế nào khi nhận được hóa đơn điện tử?

– Bên mua kê khai thuế như quy trình bình thường.

– Bên mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp hóa đơn điện tử đã được chuyển sang dạng giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ kê khai thuế.

11. Hóa đơn đã phát hành và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người bán và người mua chưa kê khai Thuế, nếu phát hiện sai sót thì phải xử lý như thế nào?

– Người mua và người bán thỏa thuận với nhau để xóa bỏ hóa đơn sai.

– Người bán thực hiện lập một hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai và gửi cho người mua, trên hóa đơn thay thế này phải có dòng chữ ghi rõ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm…”

– Hóa đơn điện tử đã xóa bỏ phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của có quan có thẩm quyền.

12. Hóa đơn đã phát hành và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai Thuế, sau đó phát hiện sai sót thì phải xử lý như thế nào?

– Người mua và người bán phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ sai sót.
– Người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử thay tế ghi rõ số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng,…tăng giảm số lượng như thế nào.

– Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

13. Với hóa đơn điện tử, khi hàng hóa lưu thông trên đường cần chứng minh nguồn gốc thì sẽ phải giải trình thế nào với lực lượng chức năng?

– Người bán hàng chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông. Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Thể hiện nguyên vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

• Trên hóa đơn phải có dòng chữ ghi rõ: HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ

• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

• Hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.