20201008 5f7f5fefde496
Người mua không cần ký điện tử trên hóa đơn điện tử
8 Tháng Mười, 2020
20201008 5f7f5ff80cf25
Hóa đơn điện tử xuất kèm bảng kê có hợp lệ hay không?
8 Tháng Mười, 2020

Giải đáp những câu hỏi thường gặp khi sử dụng HĐĐT

20201008 5f7f5ff369f8c

Thực tiễn triển khai sử dụng hóa đơn điện tử cho thấy, có nhiều điểm các doanh nghiệp vẫn chưa hiểu hết quy định về hoá đơn điện tử. Nhằm tháo gỡ khó khăn, vướng mắc cho các doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy lộ trình triển khai hóa đơn điện tử, trong bài viết này sẽ giải đáp một số câu hỏi thường gặp.

1. Hóa đơn điện tử có được sử dụng song ngữ hay không?

Tại điểm d, Khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC đã quy định rõ về tên hàng hóa, dịch vụ hóa đơn, cụ thể:

“Tên hàng hóa, dịch vụ: Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại (ví dụ: điện thoại Samsung, điện thoại Nokia…).

Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dạng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ Tiếng Việt.

Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi thêm cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.”

Như vậy, Hóa đơn điện tử phải được thể hiện bằng tiếng Việt, nếu cần ghi thêm tiếng nước ngoài thì theo thỏa thuận giữa người bán và người mua và có thể là bất kỳ ngôn ngữ nào. Chỉ đương nhiên là tiếng Anh nếu hai bên mua bán không có quy định cụ thể.

2. Có cần phải xuất hóa đơn điện tử khi nhận được tiền cọc không?

Theo hướng dẫn tại Công văn 13675/2013/BTC-CST có quy định:

“Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng; nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng (tại thời điểm nhận tiền chưa cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng) thì tổ chức cung ứng dịch vụ không phải xuất hóa đơn GTGT đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng bảo đảm thực hiện hợp đồng.”

Theo như hướng dẫn của Bộ Tài chính, khi nhận được tiền đặt cọc để thực hiện hợp đồng thì không cần phải lập hóa đơn.

3. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau được không?

Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.

Trong thời gian nêu trên, đơn vị có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau theo quy định tại Khoản 2 Điều 1 Nghị định 04/2014/NĐ-CP. Nhà nước khuyến khích sử dụng hình thức HĐĐT.

Trường hợp kể từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, doanh nghiệp vẫn còn hóa đơn đặt in, đã thông báo phát hành và vẫn có nhu cầu tiếp tục sử dụng tiếp hóa đơn đặt in phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp thì tiếp tục áp dụng hóa đơn đặt in theo quy định tại các Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ.

Từ ngày 01/11/2020 các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử sẽ áp dụng theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và hướng dẫn theo Thông tư 68/2019/TT-BTC.

4. Hóa đơn điện tử có được lập kèm bảng kê hay không?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử không bị giới hạn về số dòng trên hóa đơn do đó không lập kèm bảng kê.

Ở đây chúng ta cần phân biệt rõ về nội dung không được khuyến khích ở đây là bảng kê hàng hóa bằng giấy. Đối với chức năng của Hóa đơn điện tử M-Invoice cho phép sử dụng Bảng kê điện tử thì hoàn toàn hợp lệ theo quy định do bảng kê cũng được ký số và gắn kèm cùng hóa đơn.

5. Khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã thì có làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hay không ?

Điều 27, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn: Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý. Các trường hợp thuộc diện rủi ro cao về thuế thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

Điều 14 và Điều 20 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh (người bán) đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

Trong quá trình sử dụng, người bán phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đồng thời với việc gửi hóa đơn điện tử cho người mua (hóa đơn điện tử không có mã) hoặc phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế để lấy mã của cơ quan thuế trước khi gửi cho người mua.

Do vậy, khi sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, người bán không phải lập thông báo phát hành, không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nữa.

6. Ngày ký hóa đơn điện tử có nhất thiết phải trùng với ngày lập hóa đơn điện tử và ngày ký có phải là chỉ tiêu bắt buộc không?

Thông tư 32/2011/TT-BTC không quy định cụ thể về việc phải trùng nhau giữa ngày lập và ngày ký số trên hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử (theo Thông tư 32/2011) sử dụng ngày lập trên hóa đơn điện tử là ngày xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định (Công văn 812/TCT-DNL ngày 13/3/2019 của Tổng cục Thuế).

Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn: “Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm”. Theo Khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, ngày ký số trên hóa đơn điện tử là một chỉ tiêu bắt buộc phải có trong nội dung của hóa đơn.

Như vậy, cho đến hiện nay vẫn chưa có quy định nào là phải trùng nhau. Tuy nhiên, theo tinh thần của Thông tư 68/2019/TT-BTC là ngày Ký hóa đơn là ngày hoàn thiện hóa đơn điện tử.

Chữ ký số TPHCM
Chữ ký số TPHCM
Chúng tôi là đối tác của các nhà cung cấp chữ ký số lớn và uy tín hàng đầu Việt Nam như CKCA Orig Sign, Nacencomm (CA2), VINA-CA, Newtel-CA...
Contact Me on Zalo
0932780176