Chuyển Hóa Đơn Điện Tử Sang Hóa Đơn Giấy Có Giá Trị Pháp Lý Không?

Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến và mang nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nhưng trong một số trường hợp có nhiều doanh nghiệp muốn hóa đơn chuyển đổi sang hóa đơn giấy. Cách thức chuyển đổi như nào, chứng từ sau chuyển đổi có giá trị pháp lý không? – những điều này doanh nghiệp cần tìm hiểu chi tiết và cụ thể.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

1. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy:

Theo Điều 10, Nghị định 119/ 2018/ NĐ-CP, về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm phản ánh đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ sau khi chuyển đổi.

Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ và theo dõi, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán. Ngoại trừ, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định.

2. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Căn cứ Khoản 1, Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính , đưa ra hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định: Người bán được chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần.

3. Điều kiện để tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Theo Điều 12, Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định rõ các điều kiện khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:

• Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Mang ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi sang hóa đơn giấy.
• Mang chữ ký và họ tên của người thực hiện việc chuyển đổi.

Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý nếu hóa đơn chuyển đổi đó đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn và bảo mật thông tin trên hóa đơn gốc.

Có ký hiệu riêng xác nhận và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi sang hóa đơn dạng giấy phải có đầy đủ các thông tin sau đây:

• Có dòng chữ phân biệt hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc phải ghi rõ ràng “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trên bản hóa đơn chuyển đổi.
• Thời điểm thực hiện chuyển đổi.
• Thông tin hóa đơn (tên, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự).
• Thông tin của người bán và người mua.
• Có chữ ký điện tử hợp pháp.

Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Doanh nghiệp có thể thực hiện thao tác in chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Các bước thực hiện có thể có đôi chút khác biệt nhưng về cơ bản tuân theo các bước sau đây:

• Bước 1: Chọn đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử
• Bước 2: Lựa chọn hóa đơn điện tử cần chuyển đổi
• Bước 3: Chọn phần in chuyển đổi
• Bước 4: Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ kết nối với máy in và tiến hành thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:

Thực hiện in chuyển đổi sang hóa đơn giấy, người dùng nên lưu ý những thông tin sau đây:

• Hóa đơn điện tử phải có đầy đủ chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của người bán.
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất và phải có đầy đủ tính pháp lý như hóa đơn điện tử.  Và các lần in chuyển đổi sang sau thì hóa đơn chuyển đổi đó chỉ có giá trị xem hay lưu trữ nội bộ.

Mẫu hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy

Như vậy, với những thông tin ở trên có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ phần nào về vấn đề chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để dễ dàng sử dụng.

Mẫu hóa đơn điện tử chuyển đổi của Công ty CP Giải pháp Hóa đơn điện tử VN

Một số điểm khác nhau về hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy mà người sử dụng hóa đơn khi cần chuyển đổi phải lưu ý kỹ như sau:

>> Xem thêm: Điểm Khác Nhau Giữa Liên Của Hóa Đơn Điện Tử Và Hóa Đơn Giấy