Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Trong một số trường hợp khách hàng bắt buộc cần sử dụng hóa đơn giấy như: bên mua cần chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa nhằm mục đích phục vụ việc lưu thông hàng hóa trên đường.

• 18 Điều cơ bản cần biết về hóa đơn điện tử?
• Thông tư 32/2011/TT-BTC – Phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa
• Làm thế nào để tra cứu hóa đơn điện tử GTGT hợp pháp?
• Xử lý hóa đơn điện tử sai sót
• Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
• Đăng ký mua hóa đơn điện tử

Đó là lý do mà doanh nghiệp bạn cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để giao khách hàng. Ngoài ra, cũng có một số trường hợp cần chuyển khác như bên mua là đơn vị chưa đủ điều kiện để nhận hóa đơn điện tử qua Internet.

Hay bên mua (hoặc doanh nghiệp bạn) được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm phục vụ cho việc lưu trữ các chứng từ kế toán.

Theo quy định của Luật Kế Toán trong Công văn 2818/TCT-DNL ngày 19 tháng 7 năm 2018 của Tổng cục thuế, nội dung cụ thể như sau:

Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011, giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử được quy định như sau:

Quy định về định nghĩa hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử là tập hợp của các thông điệp dữ liệu liên quan đến bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Và chúng được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử của doanh nghiệp phải đáp ứng được các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.

Hóa đơn điện tử khi được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và đồng thời chúng được lưu trữ trên máy tính của các bên theo đúng quy định về giao dịch điện tử của pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử.

Quy định về việc lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử được quy định rõ ràng trong khoản 1 điều 11:
Những hóa đơn điện tử của người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng khi ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật kế toán.

Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử do hệ thống bên trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử lập thì bên trung gian này cũng phải thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định của Luật kế toán như doanh nghiệp bán, mua.

Nếu người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian chuyên cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp thì phải có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của những hóa đơn điện tử đó ra các vật mang tin. Một số vật mang tin có thể sử dụng như: đĩa flash USB (hay còn gọi là bút nhớ); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài (hay đĩa cứng gắn trong). Ngoài ra đơn vị cũng có thể thực hiện việc sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Ngoài ra còn một số quy định về hóa đơn điện tử mà người dùng cần lưu ý như. Theo quy định tại Điều 6 và Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử và nó phải đáp ứng được nội dung quy định trong Điều 6 của Thông tư này. Với những hóa đơn điện tử có dạng file PDF thì chúng chỉ là một trong những hình thức hiển thị cho hóa đơn điện tử.

Liên quan đến nguyên tắc sử dụng của hóa đơn điện tử thì Bộ Tài chính đã quy định tại khoản 1 điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC như sau:

Trường hợp hóa đơn điện tử được người bán sử dụng khi bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ thì người bán phải có trách nhiệm thông báo với người mua về định dạng của hóa đơn điện tử mà mình sử dụng và cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử.

Người bán cần nêu rõ với người mua về cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của mình sang hệ thống của người mua hay là chúng sẽ được lập và truyền thông qua hệ thống trung gian của bên cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho người bán.

Tất cả các hóa đơn điện tử của khách hàng, doanh nghiệp khi xuất trình cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền đều phải đảm bảo giá trị pháp lý theo đúng quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/2/2011 như đã nêu ở trên.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Quy định về việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thể hiện trong Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011.

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo đúng quy định

Với những hàng hóa hữu hình cần được chứng minh nguồn gốc xuất xứ trong quá trình lưu thông thì người bán được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy (01) lần.

Và hóa đơn điện tử khi chuyển sang hóa đơn giấy cần phải đáp ứng được đúng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011. Đồng thời phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của người bán và dấu của người bán.

Ngoài ra, người mua và người bán cũng được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm mục đích phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán và cũng phải đáp ứng theo quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều trên.

Điều kiện để chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Để chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì doanh nghiệp cần phải đáp ứng được đầy đủ các điều kiện sau:

1. Hóa đơn giấy phải phải ánh toàn vẹn được nội dung của hóa đơn điện tử gốc.

2. Trên hóa đơn cần phải có ký hiệu riêng nhằm xác nhận đã được chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Người thực hiện việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cần ký và ghi rõ họ tên trên hóa đơn.

Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử dùng để chuyển đổi sang hóa đơn giấy: hóa đơn điện tử chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý khi chúng đảm bảo được các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguyền, có ký hiệu riêng xác nhận rằng đã được chuyển đổi.

Đồng thời phải có đầy đủ chữ ký, họ tên của người thực hiện công việc chuyển đổi theo đúng quy định của pháp luật về việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ điện tử sang giấy

Hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi sang hóa đơn giấy cần phải có ký hiệu riêng với đầy đủ các thông tin: dòng chữ để phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc. Cụ thể với hóa đơn nguồn cần ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”; có đầy đủ họ và tên, chữ ký của người tiến hành chuyển đổi hóa đơn và thời gian thực hiện việc chuyển đổi.

Ngoài ra, sẽ có một số trường hợp mà hóa đơn không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc. Cụ thể theo điểm a khoản 3 điều 4 thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014, tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết cần phải có chữ ký của người mua và con dấu của người bán. Cụ thể là trong các trường hợp: hóa đơn dịch vụ của ngân hàng.

Hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang chứng từ giấy

Theo quy hóa đơn điện tử hợp pháp sẽ được chuyển đổi thành chứng từ giấy. Và việc chuyển đổi bắt buộc phải đảm bảo được sự đồng nhất nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi đã hoàn thành chuyển đổi.

Những hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy chúng chỉ có giá trị cho việc lưu trữ dữ liệu để ghi sổ, theo dõi theo đúng quy định của pháp luật về toán.

Tuy nhiên, sẽ không được áp dụng với trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với các cơ quan thuế.

Theo quy định thì chậm nhất là đến ngày 1/11/2020, tất cả các doanh nghiệp đều phải hoàn tất việc sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy.

Nhằm hỗ trợ tối đa khách hàng trong việc tạo, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử đồng thời chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, M-Invoice với những tính năng vượt trội là sự lựa chọn hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp hiện nay.

M-Invoice luôn đảm bảo độ an toan toàn tuyệt đối cho dữ liệu lưu trữ, đảm bảo tính minh bạch và tin cậy của hóa đơn.

Ngoài ra, M-Invoice còn rất nhiều những tính năng vượt trội khác hỗ trợ tối đa người dùng trong quá trình sử dụng. Hãy liên hệ tới số hotline của M-Invoice: 0932 780 176 để nhận được những tư vấn chi tiết nhất.