Chứng thư số đấu thầu là gì? Quy trình tham gia đấu thầu qua mạng

Đấu thầu qua mạng chính là một hình thức đấu thầu hiện đại nhằm tiết kiệm chi phí, giúp cho mọi doanh nghiệp, tổ chức được tham gia minh bạch, công khai hơn vào các dự án đầu tư công.

Khi nhắc đến đấu thầu qua mạng thì không thể không kể đến thuật ngữ chứng thư số đấu thầu. Vậy thì chứng thư số đấu thầu là gì? Loại chứng thư số này có vai trò gì đến quá trình đấu thầu?

Bài viết này ChukysoTPHCM sẽ giúp các bạn trả lời những câu hỏi đó cũng như giúp doanh nghiệp hiểu thêm về quy trình đăng ký cùng những nghiệp vụ liên quan đến chứng thư số đấu thầu.

Chứng thư số đấu thầu là gì?

Đấu thầu là một hình thức giao dịch kinh doanh đặc biệt, chủ yếu phụ thuộc vào tính chất cạnh tranh công khai của thị trường. Với nền kinh tế phát triển vượt bậc như hiện nay, việc đấu thầu ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt là hình thức đấu thầu qua mạng.

Ngày 8/9/2015, thông qua Thông tư 07/2015/TTLT-BKHĐT-BTC, Bộ Kế hoạch và Đầu tư cùng với Bộ Tài chính đã cho phép các đơn vị hoạt động đấu thầu và lựa chọn các nhà thầu qua mạng.

Theo đó thì các đơn vị tham gia đấu thầu qua mạng phải đăng ký vào Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia thông qua chứng thư số đấu thầu.

Chứng thư số đấu thầu sẽ được Tổ chức vận hành Hệ thống mạng đấu thầu quốc cấp cho bên mời thầu, nhà thầu và nhà đầu tư khi thực hiện đăng ký (mỗi bên chỉ được cấp duy nhất 1 chứng thư số).

Vậy, có thể nói chứng thư số đấu thầu giống như một chứng minh thư của mỗi đơn vị, được dùng để xác thực danh tính và đảm bảo tính duy nhất của đơn vị đó.

Nội dung trong mỗi chứng thư số bao gồm:

• Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Tên của tổ chức, cá nhân sử dụng chứng thư số.
• Thông tin thời hạn có hiệu lực của chứng thư số.
• Các thông tin khác cho mục đích quản lý, sử dụng, an toàn, bảo mật do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quy định.

Quy trình đăng ký tham gia đấu thầu qua mạng

Căn cứ theo Thông tư 11/2019/TT-BKHĐT quy định về đấu thầu qua mạng, khi một đơn vị muốn tham gia đấu thầu qua mạng cần phải đăng ký tham gia hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo quy trình như sau:

1. Chuẩn bị hồ sơ đấu thầu

Đối với từng đơn vị mời thầu, nhà thầu hay nhà đầu tư, bộ hồ sơ đăng ký tham gia đấu thầu cần phải có đầy đủ những loại giấy tờ sau:

• Đơn đăng ký của bên mời thầu theo mẫu do hệ thống tạo ra.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bản chụp quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc các tài liệu tương đương khác (nếu có).

Đặc biệt, riêng đối với nhà thầu và nhà đầu tư, hồ sơ còn cần có thêm CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của nhà đầu tư, người đại diện hợp pháp của nhà thầu. Nếu như ủy quyền cho người khác thì phải có giấy ủy quyền kèm theo.

2. Đăng ký tham gia hệ thống đấu thầu qua mạng

Các bên tham gia sẽ truy cập vào website của Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia tại địa chỉ web: http://muasamcong.mpi.gov.vn. Sau đó thực hiện quy trình đăng ký tham gia Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo hướng dẫn của Cổng thông tin điện tử Bộ Kế hoạch và Đầu tư về thủ tục đăng ký dành cho nhà thầu và bên mời thầu như sau:

• Bước 1: Đăng ký thông tin.
• Bước 2: Nhận mã phê duyệt và số tham chiếu.
• Bước 3: Nhận chứng thư số.
• Bước 4: Đăng ký người sử dụng chứng thư số.

3. Xử lý hồ sơ đăng ký tham gia đấu thầu

Hồ sơ đăng ký của các bên tham gia đấu thầu sẽ được duyệt và thông báo kết quả trong thời hạn tối đa 2 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Nếu hồ sơ hợp lệ thì các đăng ký của nhà thầu, bên mời thầu sẽ được phê duyệt trên hệ thống. Trường hợp nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì trung tâm sẽ thông báo ký do và hướng dẫn nhà thầu, bên mời thầu bổ sung, sửa đổi lại cho hợp lệ.

Những nghiệp vụ liên quan đến chứng thư số đấu thầu

1. Gia hạn chứng thư số đấu thầu

Theo điều 7 Thông tư số 11/2019/TT-BKHĐT, chứng thư số đấu thầu có thời hạn hiệu lực 1 năm kể từ ngày được cấp. Vì vậy, các đơn vị mời thầu/, nhà thầu, nhà đầu tư cần phải gia hạn chứng thư số trước khi hết hạn ngay trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, không cần phải gửi công văn để xin gia hạn.

2. Cấp lại chứng thư số

Việc cấp lại chứng thư số chỉ áp dụng trong trường hợp chứng thư số đó bị mất hoặc bị hủy. Lúc đó thì các đơn vị có nhu cầu cấp lại chứng thư số cần gửi đơn xin cấp lại cho Cục quản lý đấu thầu thông qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Thông tin đã từng đăng ký không cần phải đăng ký lại mà chỉ cần có sự đồng ý cấp lại 2 số, bao gồm số tham chiếu và mã phê duyệt đăng ký, từ người quản trị hệ thống là có thể cấp lại chứng thư số.

3. Hủy chứng thư số đấu thầu

Hủy chứng thư số đấu thầu có thể được thực hiện trong các trường hợp sau:

• Phát hiện ra hoặc nghi ngờ chứng thư số bị mất, bị hỏng, bị đánh cắp hoặc bị sao chép trái phép.
• Người được giao quản lý chứng thư số để tham gia Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia không còn làm việc tại tổ chức, cá nhân được cấp chứng thư số hoặc đã chuyển công tác đi nơi khác.
• Các Tổ chức, cá nhân không còn nhu cầu sử dụng chứng thư số nữa.

Bên mời thầu, nhà thầu và nhà đầu tư có thể tự hủy chứng thư số của mình theo hướng dẫn sử dụng trên website Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Nếu không thể tự hủy thì các đơn vị này cần gửi công văn đến Cơ quan vận hành hệ thống để yêu cầu hủy chứng thư. Chứng thư đã được hủy sẽ không thể sử dụng lại.

4. Thay đổi thiết bị lưu chứng thư số

Chứng thư số thường được sao chép và lưu trữ trên nhiều phương tiện khác nhau. Tuy nhiên, các đơn vị có thể thay đổi thiết bị lưu trữ tùy theo nhu cầu và tiện ích sử dụng riêng của mình như: thẻ nhớ, USB, thẻ thông minh, đĩa CD hoặc các phương tiện lưu trữ khác.

5. Đăng ký thêm chứng thư số đấu thầu

Tùy theo nhu cầu sử dụng của mỗi đơn vị mà có thể đăng ký thêm chứng thư số để tham gia Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Chỉ những tổ chức, cá nhân đã tham gia hệ thống này mới được quyền đăng ký thêm chứng thư số. Chức năng này được dùng trong các trường hợp cụ thể sau:

• Các tổ chức, đơn vị của Nhà thầu có nhu cầu đăng ký thêm chứng thư số cho nhiều người khác nhau sử dụng.
• Nhà thầu bị mất hoặc quên mật khẩu khi đăng nhập vào hệ thống.
• Nhà thầu không tiến hành gia hạn chứng thư số đúng thời điểm dẫn đến việc chứng thư số hết hạn, không thể đăng nhập vào Hệ thống.
• Quy trình “Đăng ký thêm chứng thư số” cũng bao gồm 4 bước như quy trình đăng ký lần đầu, người dùng phải dùng số ĐKKD đã đăng ký để tiến hành việc đăng ký thêm chứng thư số.

Trên đây là các thông tin chi tiết về chứng thư số đấu thầu cũng như quy trình đăng ký đấu thầu qua mạng. Hy vọng với chia sẻ này của ChukysoTPHCM giúp cho các doanh nghiệp áp dụng để đấu thầu và tìm ra đơn vị thầu dự án hiệu quả hơn.