Bản Thể Hiện Của Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì? Nó đóng vai trò gì trong hóa đơn điện tử vậy?

Nếu các bạn không biết là gì, thì sau đây tôi sẽ giải đáp thắc mắc đó cho các bạn. Những thông tin chi tiết về hóa đơn điện tử mà một người mới biết qua cần nắm rõ.

Khái niệm về bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

Để hiểu rõ bản thể hiện của hóa đơn điện tử, thì các bạn cần phải hiểu rõ khái niệm của hóa đơn điện tử:

Theo Khoản 2 Điều 3 của Thông tư 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ có đưa ra định nghĩa sau: “Hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn được thể hiện ở hình thức dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thực hiện lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế khởi tạo thành hóa đơn điện tử.”

Theo đó, khi lưu trữ hóa đơn điện tử cần phải lưu đồng thời cả file định dạng PDF và XML. Trong đó, file XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi còn file PDF là bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử, tương ứng như một tờ hóa đơn điện tử thông thường.

Ngoài ra, còn một số trường hợp nhằm đáp ứng việc lưu trữ chứng từ kế toán, chứng minh xuất xứ – nguồn gốc,… bên mua và bên bán được phép chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Lúc này, hóa đơn giấy cũng được hiểu là bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

Như vậy, bản thể hiện của hóa đơn điện tử là bản thể hiện về nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng tương đương một tờ hóa đơn thông thường.

Bản thể hiện hóa đơn điện tử cần đáp ứng yêu cầu gì?

Sau khi đã hiểu bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì thì bạn cũng cần biết một bản thể hiện hóa đơn thì cần đáp ứng những yêu cầu gì.

VÌ mang bản chất là bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử nên các bản thể hiện hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu nội dung đối với hóa đơn điện tử thông thường.

Trong đó, bản thể hiện hóa đơn điện tử cần đáp ứng những yêu cầu sau:

• Thể hiện tính toàn vẹn về nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Hóa đơn cần phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, đồng thời có chữ ký và thông tin của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, đối với bản thể hiện hóa đơn điện tử dạng giấy.

Bạn có thể tham khảo thêm tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 12/09/2018, để tìm hiểu rõ hơn về quy định nội dung đối với hóa đơn điện tử, cũng như bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

Tầm quan trọng của bản thể hiện hóa đơn điện tử:

Muốn hóa đơn điện tử được hợp pháp thì phải có các chỉ tiêu sau:

• Bản thể hiện hóa đơn điện tử – QR Code
• Văn bản hóa đơn điện tử không có liên
• Ký hiệu số Serial
• Có chữ ký số
• Mẫu văn bản hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
• Hóa đơn điện tử có bản thể hiện định dạng PDF và kèm theo định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi.

Thấy được tầm quan trọng của mỗi chỉ tiêu trên, nếu mất hay thiếu đi một điều thì hóa đơn điện tử đó không được sử dụng vì nó không hợp lệ để phát hành.

Trên đây, tôi đã giúp bạn giải đáp câu hỏi hóa bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì và những yêu cầu với bản thể hiện hóa đơn điện tử. Ngoài ra, doanh nghiệp cần nắm rõ một bản hóa đơn điện tử hợp lệ là như thế nào, tham khảo link này để có cái nhìn rõ nét.